העבודה עם לקוח, מהפנייה ועד השירות

התהליך במבט אחד#

הדרך הרגילה היא פנייה → כרטיס לקוח → סיכום העסקה → תשלום מתועד → מתן השירות → המשך קשר. אפשר להתחיל מלקוח קיים ולדלג על ליד או הצעה כשאין בהם צורך. בכל שלב בדקו את העסק הפעיל ואת הלקוח. לעסק של חוגים, שיעורים או טיפולים יש גם שלב מקדים: מגדירים פעילות ומועדים. מדריך ההתחלה לפעילויות מסביר מתי לבחור פגישה אישית, חוג, קורס, כרטיסיה או מנוי.

הכינו את העסק לעבודה#

לפני המסמך הראשון השלימו את פרטי העסק ואת הגדרות המסמכים, ובדקו הרשאות ומכסת מסמכים. הוסיפו לקטלוג את השירותים או הפריטים שאתם מוכרים כדי לבחור אותם בקלות במסמך. למכירת חבילת שימושים הפעילו ניהול כרטיסיות והגדירו פריט כרטיסיה. לגבייה מקישור חברו סליקה. חיבור סליקה ללקוחות ואמצעי התשלום למנוי Daily הם שני דברים נפרדים.

התחילו מפנייה או מלקוח קיים#

אם אדם רק מתעניין, פתחו לידים, שמרו את הפנייה, תעדו מה דיברתם וקבעו פעולה הבאה. כשהוא הופך ללקוח, סגרו את הליד בזכייה והשלימו את הקישור ללקוח. אם כבר קיימים פרטי לקוח, חפשו אותם לפני הוספה נוספת. עסקה עם לקוח קיים יכולה להתחיל ישירות מכרטיסו בלי ליצור ליד.

קלטו את פרטי הלקוח#

ב־לקוחות בחרו לקוח חדש, מלאו שם ופרטי קשר ושמרו. בדקו במיוחד את האימיילים למשלוח מסמכים, שפת המסמך ותנאי התשלום. אפשר לשלוח קישור הרשמה שבו הלקוח ימלא את פרטיו; לאחר ההגשה משלימים את טיוטת ההרשמה במערכת. קישור הרשמה אוסף פרטים, ואילו פורטל הלקוח נותן גישה למידע שכבר נשמר עבורו.

סכמו מה מוכרים#

אם צריך אישור לפני המכירה, הפיקו הצעת מחיר ללקוח עם השירות, הכמות והמחיר. שלחו לו ובדקו שסיכמתם את התנאים. אחרי האישור אפשר להפיק מסמך מקושר לפי האפשרויות המוצגות. בדקו שוב את סוג המסמך, הפריטים והסכומים לפני הפקה. הצעה או הזמנה מתעדות את ההסכמה; הן אינן אישור שהכסף התקבל.

הפיקו מסמך מכירה#

בחרו את הלקוח ואת הפריטים ובדקו סכום סופי, מטבע, מע״מ ותנאי תשלום. הפיקו את סוג המסמך המתאים לעסק ולעסקה, למשל חשבונית עסקה או חשבונית מס. אם גם התקבל כסף וסוג העסק מאפשר זאת, אפשר להשתמש בחשבונית מס/קבלה. אפשר לשמור טיוטה אם עדיין חסרים פרטים. במכירת כרטיסיה בחרו את פריט הכרטיסיה מהקטלוג והזינו כמה כרטיסיות נמכרות.

שלחו מסמך וקבלו תשלום#

שלחו ללקוח את המסמך באימייל או ב־WhatsApp, או העתיקו הודעה מוכנה לשיתוף. לגבייה מרחוק צרו ושיתפו קישור תשלום מתוך המסמך המתאים. אם הכסף התקבל בהעברה, במזומן או בדרך אחרת, הפיקו קבלה עם פרטי התקבול וקשרו אותה לחשבונית המתאימה. בסליקה בדקו את תוצאת התשלום ואת הקבלה שנוצרה. לכל חשבונית של אותו לקוח יש יתרה ותשלום משלה; תשלום לאחת אינו סוגר את האחרת.

בדקו שהרכישה הושלמה#

פתחו את מסמך המכירה ובדקו את התשלום והמסמכים המקושרים. בכרטיסיה, לאחר תשלום מלא למסמך שמכיל אותה, בדקו שהיא מופיעה ב־כרטיסיות ובדף כרטיסיות. אם הלקוח דיווח על חיוב אבל התוצאה חסרה, בדקו את התשלום לפני בקשה לשלם שוב. קבלה חסרה או כרטיסיה שטרם הופיעה דורשות בירור; הן אינן הוכחה שלא שולם.

קובעים מפגש ונותנים את השירות#

לפגישה ידנית פתחו יומן ומשימות → הוספה → יצירת אירוע, בחרו לקוח מתוצאות החיפוש ומלאו תאריך ושעות. אם משתמשים בחבילה בחרו כרטיסיה למימוש ושמרו. תאמו את המועד עם הלקוח; שמירת פגישה ידנית אינה שולחת הזמנה למשתתף. אחרי שעת הסיום פתחו אותה ובחרו הפגישה בוצעה בהצלחה. בדקו את מצב הפגישה ואת יתרת הכרטיסיה. בחוג פותחים את המפגש מ־מפגשים קבוצתיים, רושמים את הלקוח ומסמנים נוכחות לכל משתתף; המימוש שלו נבדק לאחר סיום המפגש. מדריך החוגים מפרט את הפעולה.

נותנים ללקוח דרך לחזור להזמנה ולמסמכים#

שתפו את אתר העסק ואת האזור האישי כדי שהלקוח ימצא הזמנות, ינהל הרשמה לפי התנאים ויבדוק כרטיסיות ומנויים. הוא נכנס עם קוד לאימייל שבו השתמש להזמנה. שם הוא יכול גם להוסיף בני משפחה. למסמכים וכרטסת אפשר לשתף פורטל מסמכי לקוח מכרטיסו. בדקו את האימייל שמשמש לאימות לפני שליחה. הלקוח אינו מקבל גישת צוות ואינו מתקן יתרות בעצמו.

המשיכו את הקשר#

ב־CRM תעדו את הקשר עם הלקוח וקבעו מעקב המשך כשצריך. צרו משימה כדי לזכור לחזור אליו, ובדקו את המשימות הפתוחות והמאחרות ביומן. לקוח שהכרטיסיה שלו הסתיימה נשאר ברשימת הלקוחות; אפשר למכור לו רכישה חדשה, שתישמר בנפרד. לצורך בדיקת ההתחשבנות אפשר לייצא כרטסת; יתרת כספים ויתרת שימושים הן שתי בדיקות שונות.

דוגמה: מוכרים עשרה טיפולים ומתחילים לעבוד#

1. שומרים לקוח ומגדירים פריט ״עשרה טיפולים״ עם עשרה שימושים, מחיר החבילה ותוקף.
2. מוכרים כרטיסיה אחת במסמך ומתעדים את מלוא התשלום. בודקים שאצל הלקוח מופיעה כרטיסיה עם 10 שימושים.
3. קובעים טיפול ובוחרים את הכרטיסיה. הקביעה עדיין אינה מימוש; כשההזמנה משריינת שימוש יוצגו 10 נותרו, 1 משוריין, ו־9 פנויים לקביעות נוספות.
4. לאחר שעת הסיום מסמנים הפגישה בוצעה בהצלחה. בודקים שנותרו 9 ושאותו שימוש אינו משוריין עוד.
5. הלקוח רואה את היתרה באזור שלו. קובעים את הטיפול הבא ומסיימים כל מפגש בנפרד. רכישת החבילה אינה יוצרת אוטומטית עשר פגישות.

איך בוחרים את הצעד הבא?#

אם חסר מידע על האדם, השלימו את כרטיס הלקוח. אם העסקה טרם סוכמה, חזרו להצעה. אם יש חוב, בדקו את החשבונית והתקבולים שלה. אם חסרה כרטיסיה אחרי חיוב, ביררו את התשלום והרכישה. אם שירות כבר ניתן, בדקו שסימנתם את הפגישה הנכונה כבוצעה. אם שדה או פעולה חסרים, בדקו הרשאה והפעלת התכונה. המדריכים הקשורים מפרטים את הפעולות בכל שלב.

לקוח שרוכש באתר או בחנות#

אם הרכישה מתחילה באתר, השתמשו ב־דף תשלום מוטמע או ב־תוסף WooCommerce לחנות. האתר מנהל את העגלה וההזמנה, והשרת שלו בודק את התשלום מול Daily לפני סימון ההזמנה כשולמה. לאחר האישור בדקו בנפרד שהמסמך הופק. חיבור חנות אינו מבטיח שרכישה באתר תיצור כרטיסיית שימושים מהקטלוג: מסלול הכרטיסיות המתואר כאן דורש מסמך עם פריט כרטיסיה מזוהה ותשלום מלא שלו.

לקוח מזמין מהאתר או מצטרף לחוג#

ב־השירותים שלי מגדירים פעילות. לפגישה אישית פותחים שעות ב־הגדרות וזמינות; לחוג או קורס פותחים מועדים ב־מפגשים קבוצתיים. מפרסמים את אתר העסק ומשתפים קישור. הלקוח בוחר מועד, משלים אימות ותשלום לפי הצורך, ואתם בודקים הרשמה מאושרת ביומן או ברשימת המשתתפים. אם הוא משתמש בכרטיסיה, שימוש משוריין וימומש לאחר מתן השירות. למכירת כרטיסיה באתר בוחרים את פריט הכרטיסיה בתוך עריכת השירות ב־השירותים שלי, ובודקים את סדר ההצגה והמחיר. התחילו במדריך הפעילויות להקמה לפי סדר.

מכינים ברירות מחדל וממשיכים למעקב#

לפני הוספת לקוח אפשר להגדיר ברירות מחדל בעסק, ולבדוק אותן בכל כרטיס חדש. במסמכים אפשר להשתמש בהערות קבועות ובתזכורות תשלום. ללקוח שכבר שילם על שימושים בעבר אפשר ליצור כרטיסיה ידנית עם היתרה והתוקף, בלי ליצור מכירה חדשה. רכישות חדשות מוכרים במסמך או דרך חבילה באתר. בדקו את זכאות המנוי שלכם; יכולות כמו יומן, כרטיסיות והרשמה באתר משתנות בין חבילות ותנאים ותיקים.

ממשיכים מכרטיס הליד לעריכת הלקוח#

בכרטיס ליד אפשר לבחור הפיכת הליד ללקוח. בודקים את פרטי הלקוח והמעקב ואת ההתאמה לרשומה קיימת לפני אישור. הליד נסגר בזכייה ומקושר ללקוח, ומסך העריכה של הלקוח נפתח להשלמת הפרטים. אם מבצעים בו שינויים שומרים אותם; אין ליצור לקוח נוסף כדי להמשיך. מדריך הלידים מפרט גם סגירה בהפסד והחזרה לטיפול.