מכירה ומימוש של כרטיסיות

איך עובד התהליך?#

מימוש כרטיסיה מתוך פגישה ביומן דורש שהיומן והכרטיסיות כלולים בתנאי המנוי שלכם. ניהול כרטיסיה וקביעת פגישה הם שלבים נפרדים. כרטיסיה היא חבילת שימושים שהלקוח רוכש מראש, למשל עשרה טיפולים. מגדירים אותה כפריט, מוסיפים למסמך מכירה ורושמים את התשלום שהתקבל. לאחר תשלום מלא נוצרת כרטיסיה אצל הלקוח. כשפגישה מסתיימת ומסמנים אותה כבוצעה, יורד שימוש אחד מהכרטיסיה שנבחרה. אפשר לעקוב בעמוד כרטיסיות, בכרטיס הלקוח ובפורטל שלו.

איך מפעילים ניהול כרטיסיות?#

פתחו הגדרות העסק, מצאו את ניהול כרטיסיות באזור כיבוי/הדלקה של פיצ׳רים, הפעילו ושמרו. כדי לשנות את ההגדרה נדרשת הרשאה לניהול העסק. אם התפריט או השדה חסרים, בדקו את העסק הפעיל, את המתג ואת הרשאת המשתמש. הגדרת כרטיסיה בקטלוג דורשת הרשאה לעריכת פריטים; סוכן מכירות אינו מנהל את הקטלוג.

הגדרת הכרטיסיה כפריט#

1. פתחו פריטים ומלאי והוסיפו פריט, או ערכו פריט קיים.
2. מלאו תיאור פריט, למשל ״כרטיסיית עשרה טיפולים״, והפעילו כרטיסיה.
3. בשדה כמות הפריטים בכרטיסיה בחרו מספר בין 1 ל־40. זו כמות השימושים בכל כרטיסיה.
4. הגדירו תוקף הכרטיסיה בחודשים בין 1 ל־120, ואת המחיר עבור הכרטיסיה כולה. בדקו מטבע ומע״מ באזור תמחור ורווחיות.
5. שמרו את הפריט. השמירה מכינה אותו למכירה; הכרטיסיה תתווסף ללקוח לאחר רכישה ששולמה במלואה.

מכירת כרטיסיה ללקוח#

1. בחרו את הלקוח במסמך המכירה. השתמשו בכרטיס הלקוח הקיים כדי שהרכישה תופיע אצלו.
2. הוסיפו מהקטלוג את הפריט שהוגדר ככרטיסיה. הקלדת תיאור דומה בשורה חופשית אינה מחליפה בחירת פריט כרטיסיה.
3. בשדה הכמות בשורת המסמך הזינו את מספר הכרטיסיות שנרכשות, ובדקו את הסכום הכולל.
4. הפיקו חשבונית מס או חשבונית עסקה, ותעדו תשלום שהתקבל באמצעות קבלה המקושרת אליה. אפשר גם להשתמש בחשבונית מס/קבלה כשסוג העסק מאפשר זאת. אפשר לגבות דרך קישור תשלום כאשר הסליקה מחוברת.
5. אחרי שהתשלום המלא נרשם, פתחו את הלקוח או את עמוד כרטיסיות ובדקו שהרכישה והיתרה נכונות.

מספר הכרטיסיות לעומת מספר השימושים#

בפריט מגדירים כמה שימושים יש בכרטיסיה אחת; בשורת המסמך מגדירים כמה כרטיסיות מוכרים. למשל, פריט עם 10 שימושים וכמות 2 במסמך ייצור שתי כרטיסיות נפרדות של 10 שימושים, ולא יתרה משותפת של 20. הכמות לרכישה חייבת להיות מספר שלם בין 1 ל־1,000. אם יש ללקוח כמה כרטיסיות, בוחרים במפורש איזו מהן לממש בפגישה.

מתי הרכישה מופיעה אצל הלקוח?#

כרטיסיה נוצרת לאחר שנרשם תשלום מלא למסמך המכירה שמכיל אותה. תשלום חלקי אינו מספיק, גם אם נדמה שהוא מכסה את שורת הכרטיסיה. הצעת מחיר, הזמנה, טיוטה או קבלה ללא קישור לחשבונית הכרטיסיה אינן מקנות אותה ללקוח. גם סימון ידני של מצב המסמך אינו תחליף לתשלום מתועד. כשיש כמה חשבוניות לאותו לקוח, התשלום של כל חשבונית נבדק בנפרד.

מעקב בעמוד הכרטיסיות#

פתחו כרטיסיות בתפריט. בעמוד מוצגות הרכישות של לקוחות העסק שאתם מורשים לראות: שם הכרטיסיה, סטטוס, כמות המימושים המקורית, מימושים שנותרו, לקוח, מספר חשבונית, תאריך רכישה ותוקף. לחיצה על שם הלקוח פותחת את כרטיסו; לחיצה על מספר החשבונית פותחת את מסמך הרכישה. חפשו לפי שם כרטיסיה, שם לקוח או מספר חשבונית. רשומות נוספות נטענות בהמשך הרשימה.

פעילה או הסתיימה?#

המסננים כוללים כל הכרטיסיות, פעילות, הסתיימו, פג תוקף ו־מבוטלות. כרטיסיה פעילה צריכה יתרה גדולה מאפס ותוקף שטרם עבר. כשהיתרה אפס היא הסתיימה. הסטטוס מתאר שימושים ותוקף, ולא את מצב התשלום של החשבונית. כמות מקורית, כמות המימושים ו־מימושים שנותרו מוצגות בנפרד; תיקון יתרה ידני אינו תיעוד של פגישה שבוצעה.

האם אפשר להגדיר תוקף?#

כן. בפריט כרטיסיה מגדירים תוקף הכרטיסיה בחודשים, בין 1 ל־120 חודשים. ברכישה התוקף מחושב ממועד השלמת התשלום לפי ההגדרה שנשמרה בשורת המכירה. יום התפוגה נכלל בתוקף לפי התאריך בישראל; אם היום אינו קיים בחודש היעד, משתמשים ביום האחרון שלו. אפשר לערוך את תאריך התוקף בעמוד הכרטיסיות או בעריכת הלקוח. כרטיסיות ותיקות ללא תאריך נשארות ללא הגבלת תוקף עד שמגדירים להן תאריך. שינוי בפריט אינו משנה רכישות קיימות. כרטיסיה שפג תוקפה אינה זמינה למימוש גם אם נותרו שימושים.

מעקב בכרטיס הלקוח#

פתחו את הלקוח מרשימת לקוחות. באזור כרטיסיות, שמופיע לפני המסמכים האחרונים, רואים את שם הכרטיסיה, הכמות המקורית, הכמות שנותרה, תאריך הרכישה ותאריך המימוש האחרון. לפני המימוש הראשון מופיע טרם מומשה. מוצגות תחילה חמש כרטיסיות; לחצו טען עוד כדי לראות נוספות. כל רכישה נשמרת בשורה נפרדת, גם כשהשם זהה.

בחירת כרטיסיה לפגישה#

1. פתחו יומן ומשימות, לחצו הוספה ובחרו יצירת אירוע.
2. מלאו נושא, תאריך, שעת התחלה ושעת סיום.
3. בשדה שם המשתתף או הלקוח בחרו לקוח קיים מתוצאות החיפוש. שם שמוקלד בלי בחירת לקוח אינו קישור לכרטיס שלו.
4. בשדה כרטיסיה למימוש בחרו את הרכישה הרצויה לפי השם, היתרה ותאריך הרכישה. אפשר לבחור ללא מימוש כרטיסיה לפגישה שלא משתמשת בחבילה.
5. שמרו. קביעת פגישה אינה מממשת שימוש. כשניהול שיעורים ומפגשים אינה פעילה, אין שריון מראש; כשהיא פעילה נבדקת גם זמינות השימושים למפגשים הידניים ולסדרות. בדקו כמה שימושים פנויים לפני הקביעה.

מימוש אחרי הפגישה#

לאחר שעת הסיום פתחו את הפגישה ובחרו הפגישה בוצעה בהצלחה. עם השמירה יורד שימוש אחד מהכרטיסיה שנבחרה, ומתעדכן תאריך המימוש האחרון. חלוף השעה לבדו אינו מממש כרטיסיה, ואי אפשר לממש פגישה לפני שעת הסיום. חזרו לכרטיס הלקוח ובדקו את היתרה. סימון חוזר של אותה פגישה כבוצעה אינו מוריד שימוש נוסף.

פגישות חוזרות#

אפשר לבחור כרטיסיה בעת הגדרת פגישה חוזרת, אבל מממשים כל מפגש בנפרד, אחרי שעת הסיום שלו. פתחו את המופע המתאים ובחרו הפגישה בוצעה בהצלחה; אין לסמן את כל הסדרה כבוצעה כדי לגרוע שימושים מראש. שינוי סדרה וביצוע של מפגש הם פעולות שונות. אם היתרה הסתיימה, בחרו כרטיסיה אחרת שזמינה לאותו לקוח עבור מפגש שטרם מומש.

ביטול, דחייה וטעות במימוש#

פגישה שבוטלה לפני שסומנה כבוצעה אינה גורעת שימוש. דחיית המועד אינה מימוש; השימוש יורד רק עם סימון בוצע אחרי הסיום המעודכן. אחרי שכבר בוצע מימוש, ביטול או פתיחה מחדש של הפגישה אינם מחזירים שימוש אוטומטית. אי אפשר להחליף את הלקוח או הכרטיסיה אחרי המימוש. אם מדובר בטעות, בדקו את פרטי הפגישה ותקנו את היתרה בכרטיס הלקוח לפי החלטת העסק.

תיקון יתרה ידני#

פתחו עריכת לקוח, מצאו כרטיסיות, שנו כמות שנותרה או תוקף, ולחצו שמירה של העמוד. אפשר גם לבחור עריכה בשורת הכרטיסיה בעמוד כרטיסיות, לשנות מימושים שנותרו ו־בתוקף עד, וללחוץ שמירה. היתרה היא מספר שלם שאינו שלילי; אפשר להוסיף שימושי פיצוי מעבר לכמות המקורית. תיקון יתרה או תוקף אינו חיוב, החזר או רכישה חדשה. אם הכרטיסיה השתנתה בינתיים, רעננו ובדקו את המידע לפני שמירה נוספת.

מה הלקוח רואה בפורטל?#

שתפו עם הלקוח את פורטל מסמכי הלקוח. אחרי אימות באימייל הוא רואה כרטיסיות לפני רשימת המסמכים: שם, כמות מקורית, יתרה, תאריך רכישה ומימוש אחרון. גם כרטיסיות שהסתיימו מוצגות, ויש טען עוד אם יש יותר מחמש. זו תצוגה בלבד: הלקוח אינו עורך יתרות ואינו מסמן פגישות כבוצעו. קביעת פגישה חדשה נעשית בעמוד העסק הציבורי, כשהזמנות אונליין פעילות; היא נפרדת מצפייה במסמכים בפורטל.

שינוי הפריט או רכישה נוספת#

שינוי שם הכרטיסיה או מספר השימושים בפריט אינו משנה כרטיסיות שכבר נרכשו: הן שומרות את פרטי שורת המכירה המקורית. שינוי בקטלוג גם אינו מעדכן מסמך קיים; בדקו את השורה במסמך החדש. כדי למכור כרטיסיה נוספת משתמשים בפריט במסמך מכירה חדש ומתעדים את התשלום שלו. הרכישה הנוספת יוצרת כרטיסיה נפרדת ואינה מאחדת יתרות.

זיכוי כספי לעומת יתרת שימושים#

אם צריך לזכות לקוח, טפלו במסמכים ובהחזר הכספי בתהליך המתאים ובדקו בנפרד את יתרת הכרטיסיה. אין להניח שזיכוי או החזר מבטלים אוטומטית כרטיסיה שכבר נוצרה או מחזירים שימושים שמומשו. תיקון יתרת שימושים אינו מחזיר כסף ללקוח. לפני שינוי בדקו את מסמך הרכישה, התקבולים והפגישות שכבר בוצעו.

שולמה רכישה אבל הכרטיסיה חסרה#

בדקו שאתם בעסק ובכרטיס הלקוח הנכונים, שהפריט בשורת המכירה הוגדר ככרטיסיה בעת הפקת המסמך, ושהתשלום המלא נרשם לאותה חשבונית. בתשלום ידני בדקו את הקבלה, הקישור והסכום שיוחס לחשבונית. רעננו לאחר עדכון התשלום; יצירת הכרטיסיה עשויה להסתיים מעט אחריו. אם יש עדות לחיוב אבל הכרטיסיה או הקבלה חסרות, בדקו את מצב התשלום ופנו לתמיכה עם מספר המסמך. אל תבקשו תשלום נוסף רק כדי ליצור כרטיסיה.

הכרטיסיה לא מופיעה בפגישה#

בדקו שניהול כרטיסיות פעיל ושבחרתם לקוח קיים מהרשימה. רק כרטיסיות שלו עם יתרה גדולה מאפס, שלא בוטלו ושלא פג תוקפן, זמינות לבחירה. אם נרכשה כרטיסיה נוספת, רעננו את הפגישה ובדקו את תאריך הרכישה. אם מתקבלת הודעה שאין שימושים, ייתכן שפגישה אחרת כבר מימשה את האחרון; בדקו את היתרה ובחרו רכישה אחרת או המשיכו בלי מימוש, לפי מה שסוכם עם הלקוח.

כיבוי התכונה והרשאות#

כיבוי ניהול כרטיסיות מסתיר את המסכים והיתרות ומפסיק מימושים, בלי למחוק כרטיסיות קיימות. הפעלה מחדש מחזירה את הגישה. נדרשת הרשאת עריכת לקוחות כדי לתקן יתרה והרשאת עריכת משימות כדי לעדכן פגישה; משתמשי צפייה רואים את המידע המותר להם בלי לשמור שינויים. סוכן רואה רק לקוחות שהגישה אליהם הוקצתה לו. כרטיסיות של עסק אחר אינן זמינות ללקוח בעסק הפעיל.

יצירת כרטיסיה ידנית#

1. בעמוד כרטיסיות או בכרטיס לקוח בחרו יצירת כרטיסיה.
2. בחרו לקוח ופריט כרטיסיה. בכרטיס לקוח הלקוח כבר נבחר. אם הפריט חסר, אפשר לבחור צור פריט חדש ולהגדיר שימושים, תוקף ומחיר.
3. בדקו כמות מימושים שנותרה ו־בתוקף עד. הכמות והתוקף מוצעים מהפריט, אך אפשר להתאים אותם. התאריך אינו יכול להיות בעבר ויום התפוגה נכלל.
4. בחרו יצירת כרטיסיה ללקוח ובדקו את היתרה. המקור מוצג כ־יצירה ידנית, ללא מספר חשבונית. יצירה ידנית מתאימה ליתרה שהועברה או לפיצוי; היא אינה יוצרת חיוב או מסמך כספי. אם התשובה אבדה, משתמשים ב־נסה שוב את אותה יצירה ובודקים את הרשימה לפני פתיחת יצירה נוספת.

ביטול כרטיסיה ושמירת ההיסטוריה#

בעמוד כרטיסיות בחרו עריכה, ואז ביטול כרטיסיה ו־אישור ביטול. השינוי נכנס לתוקף רק בלחיצה על שמירת ביטול. לפני השמירה אפשר לבחור השארת הכרטיסיה פעילה. הכרטיסיה והיסטורייתה נשארות בטבלה ומוצגות כמבוטלות. אי אפשר לממש או לערוך כרטיסיה מבוטלת. ביטול כרטיסיה אינו מבטל מסמך, מזכה או מחזיר כסף. את הפעולה הכספית בודקים ומבצעים בנפרד.

שימושים משוריינים להזמנות אונליין#

בהזמנה עצמית דרך עמוד העסק, הלקוח מזדהה בקוד אימייל ובוחר כרטיסיה שמתאימה לשירות ולמועד. אישור ההזמנה משריין שימוש בלי לגרוע אותו כמימוש. מוצגים בנפרד שימושים שנותרו, משוריינים ופנויים; יתרה חיובית אינה בהכרח שימוש פנוי להזמנה נוספת. כשהזמנות אונליין פעילות, גם פגישות ידניות וסדרות נבדקות מול השימושים הפנויים. ביטול לפני הביצוע משחרר שריון; אחרי מימוש אין החזרה אוטומטית של שימוש. שינוי תוקף או יתרה וביטול כרטיסיה כפופים גם לפגישות שכבר הובטחו. פגישות אונליין מפרטות את המסלול.

משתמשים בכרטיסיה בחוג קבוצתי#

1. ב־השירותים שלי פתחו את החוג והפעילו אפשר להשתמש בכרטיסיה. בדקו אילו כרטיסיות מתאימות ושמרו.
2. לרישום מצד העסק פתחו מפגש ב־מפגשים קבוצתיים, בחרו הוספת לקוח, בחרו את הלקוח ואת הכרטיסיה ושמרו. לרישום עצמי הלקוח מזדהה באתר ובוחר את הכרטיסיה בהרשמה.
3. בדקו שהלקוח מופיע ברשימת המשתתפים וששימוש משוריין. כרטיסיה עם יתרה אינה מבטיחה מקום במפגש מלא.
4. כברירת מחדל, אחרי סיום מפגש קבוצתי ממומש שימוש משוריין להרשמה מאושרת שלא בוטלה. אם הפעלתם נדרש לסמן נוכחות ב־הגדרות וזמינות → הגדרות נוספות לתורים, נדרש סימון הגיע ומועד סיום שעבר למימוש. סיום המפגש אינו מחליף נוכחות כאשר היא נדרשת.
5. טעות בנוכחות אחרי מימוש מתקנים מתוך המפגש, עם אישור החזרת שימוש וסיבה. זו פעולה נפרדת מביטול כספי. מדריך החוגים מסביר שיבוץ קבוע לכמה מועדים עם כרטיסיה.

הלקוח קונה כרטיסיה בעצמו באתר#

לשם כך פותחים את השירות ב־השירותים שלי, מפעילים אפשר להשתמש בכרטיסיה, בוחרים אותה ב־כרטיסיות מתאימות ושומרים. הבחירה יוצרת את הצעת הרכישה שלה באתר, לפי נתוני הפריט והסליקה; אפשר לסדר את הכרטיסיות בחצים. אין די בהגדרת הפריט בקטלוג. הלקוח קונה אחרי אימות אימייל; לאחר אישור התשלום הוא רואה יתרה באזור האישי ונרשם למועדים. מדריך מכירת החבילות מסביר את ההקמה, כולל מנוי לתקופה, הקפאה וחידוש. כרטיסיות הוא המסך ליתרות שכבר ניתנו ללקוחות; השירותים שלי הוא המקום לבחירת הכרטיסיות לשימוש ולרכישה. הצעה משותפת לכמה שירותים מופיעה פעם אחת בקטלוג הציבורי. באזור האישי הלקוח יכול לעיין גם בהיסטוריית שימושים.