הפקת קבלה ותיעוד תקבול

מתי משתמשים במסמך?#

חשבונית מס מתעדת את פרטי העסקה והסכומים לחיוב; קבלה מתעדת תקבול שהתקבל בפועל. חשבונית מס לבדה אינה קבלה. כאשר כבר קיימת חשבונית מס, אפשר ליצור ממנה קבלה מקושרת ולשמור את רצף התשלום. חשבונית מס/קבלה היא מסמך משולב שכולל גם את פרטי העסקה וגם את התקבול. נדרשת הרשאת הפקה ומכסת מסמכים פנויה.

איך מפיקים קבלה על כסף שהתקבל?#

לתיעוד כסף שכבר התקבל מתחילים בטופס קבלה. לא חייבים להתחיל מחשבונית קיימת; קישור לחשבונית מתאים רק כשהתקבול שייך לה.

1. לחצו הפקת מסמך ובחרו קבלה. בדקו את סוג המסמך בכותרת הטופס.
2. בחרו לקוח מרשימת התוצאות, או התחילו בשדה מסמכים מקושרים וחפשו מסמך מכלל מסמכי העסק לפי מספר, לקוח או כותרת. בחירת מסמך ממלאת את פרטי הלקוח ומצרפת אותו לקבלה. בדקו תאריך, מטבע ושפה.
3. אם התקבול שייך למסמך קיים, בדקו באזור מסמכים מקושרים את המסמך, הלקוח והיתרה. אפשר להתחיל ישירות מחשבונית המקור לפי תהליך הקבלה המקושרת שבמדריך זה.
4. באזור התקבולים בחרו אמצעי תשלום, סכום ותאריך, והשלימו את השדות של אותו אמצעי. שדה המספר של סכום מודגש כדי להבדיל אותו מהפרטים הנלווים. אפשר להזין כמה תקבולים. במסלול תשלום בכרטיס אשראי מזינים את הסכום לחיוב בטופס; בקבלה מקושרת בודקים את היתרה הפתוחה. אפשר לשלב כסף שכבר התקבל עם יתרה לחיוב בכרטיס, בלי לרשום את החלק שטרם נגבה כתקבול ידני.
5. בדקו את התצוגה המקדימה ואת כתובות השליחה. לחצו הפק מסמך והשלימו אישורים נוספים אם הוצגו. בחלון סיכום מסמך בדקו את סוג המסמך, המספר המוצע והסכום, ולחצו אישור והפקה לאישור הסופי. ודאו שמופיע המסמך הופק עם מספרו. אם עדיין לא מוכנים להפיק, חזרו לטופס ובחרו שמור כטיוטה.

איך מפיקים קבלה מקושרת לאחר תשלום על חשבונית?#

1. פתחו מסמכי מכירות, מצאו את חשבונית המס ששולמה ופתחו את תפריט הפעולות שלה.
2. בחרו הפקת מסמך מקושר, ובשדה סוג המסמך החדש בחרו קבלה.
3. לחצו המשך ליצירת מסמך. בטופס הקבלה בדקו את הלקוח ואת חשבונית המקור באזור מסמכים מקושרים. אפשר גם להתחיל ישירות מטופס קבלה: חפשו את מספר החשבונית בשדה מסמכים מקושרים ובחירתה תמלא את פרטי הלקוח.
4. באזור שורות תקבולים בחרו צורת תשלום, מלאו את הסכום והתאריך ואת הפרטים הנדרשים לאותו אמצעי תשלום. תעדו רק תשלום שהתקבל בפועל.
5. בדקו את סך תקבולים ואת יתרה פתוחה לתשלום ואת התצוגה המקדימה. לתיעוד כסף שכבר התקבל לחצו הפק מסמך, בדקו את סיכום מסמך ולחצו אישור והפקה לאישור הסופי. ודאו שמופיע המסמך הופק ובדקו את הקבלה ואת הקישור לחשבונית.
6. אם גובים כעת בכרטיס, בחרו את מסלול תשלום בכרטיס אשראי, בדקו בטופס את היתרה לחיוב ולחצו המשך לחיוב עם הסכום. בסיכום בדקו בנפרד כסף שכבר התקבל וסכום לחיוב, ולחצו המשך לתשלום והפקה; במסלול זה המסמך יופק לאחר אישור התשלום. אין לתעד כסף שעדיין לא התקבל כתקבול ידני.

בודקים את התוצאה וממשיכים לשלב הבא#

פתחו את הקבלה ב־מסמכי מכירות ובדקו את סכום התקבול, אמצעי התשלום והחשבוניות המקושרות. בתשלום חלקי צריכה להישאר יתרה בחשבונית המתאימה; תשלום של חשבונית אחת אינו סוגר חשבונית אחרת של אותו לקוח. שלחו את הקבלה הקיימת ללקוח, ובכרטיסיה בדקו שהמסמך המכיל אותה שולם במלואו. העבודה עם לקוח, מהפנייה ועד השירות מציגה את רצף העסקה.

אם פעולה אינה זמינה#

בדקו את סוג העסק, ההרשאה, המכסה ומצב מסמך המקור. רשימת המסמכים שאפשר להפיק מתוך מסמך אחר משתנה לפי סוגו ומצבו. תיקון מסמך שהופק נעשה באמצעות הפעולה המתאימה לסוג המסמך; סגירה ידנית אינה שקולה לזיכוי.

החזר כספי באשראי מתוך המסמך#

לבעל העסק ולמשתמש בעל הרשאת החזרים מוצגת בתשלום מתאים שבוצע דרך סליקת Daily האפשרות זיכוי באזור זיכויים והחזרים. אפשר לבחור סכום מלא או חלקי, לבדוק את המסמכים ואת יתרת החוב לפני האישור ולעקוב אחר תוצאת ההחזר בנפרד מהפקת המסמכים ומשליחתם. מסמך זיכוי לבדו אינו הוכחה שהכסף הוחזר. מדריך ההחזר באשראי מסביר מטרות החזר, בקשה שעדיין בבדיקה והשלמת תיעוד להחזר שכבר בוצע.

חשבונית מס וחשבונית עסקה של אותה עסקה#

ביצירת קבלה, כשנבחרו גם חשבונית מס וגם חשבונית עסקה, חישוב היתרה נשען על חשבונית המס כדי לא לספור את אותה עסקה פעמיים. בדקו ליד המסמכים נכלל בחישוב או לא נכלל בחישוב, את התקבולים שכבר נרשמו ואת הסכום הסופי. אל תוסיפו את סכום חשבונית העסקה שוב רק משום שהיא מופיעה בהקשר העסקה.