פתיחת חוג, הרשמה ונוכחות במפגשים

חוג קבוע או קורס?#

בחוג הלקוח יכול להירשם למפגש מסוים; גם אם פתחתם סדרה שבועית, ההרשמה הרגילה היא למועד שבחר. בקורס נרשמים פעם אחת לכל המועדים. אם אתם רוצים למכור כניסה לכל שיעורי הקורס יחד, התחילו במדריך הקורסים. לפתיחת חוג דרושים ניהול שיעורים ומפגשים פעיל, זכאות בחבילה והרשאת עריכה. מדריך ההתחלה מסביר את ההפעלה.

מגדירים פעם אחת את החוג#

1. פתחו השירותים שלי → הוספת שירות וב־סוג הפעילות בחרו חוג או שיעור קבוצתי.
2. מלאו שם, משך, מחיר למשתתף ומספר משתתפים מרבי. לדוגמה: ״יוגה בוקר״, 60 דקות, עד 12 משתתפים.
3. בחרו מקום או קישור למפגש. אם יש מדריכים, בחרו מי יכול להעביר את הפעילות.
4. ב־תנאי הרשמה בחרו אם נדרש תשלום מראש ואם אפשר להשתמש בכרטיסיה.
5. בדקו שהשירות פעיל ושהוא מוצג ברשימה, ושמרו. עכשיו צריך לפתוח לו מועדים.

פותחים מועד או מערכת שעות#

1. פתחו מפגשים קבוצתיים → יצירת מפגש. אפשר להתחיל גם מהיומן ב־הוספה → יצירת מפגש קבוצתי. בחוג הראשון המערכת תפנה קודם להגדרת הפעילות.
2. בחרו פעילות, תאריך, שעת התחלה, משך ומספר משתתפים מרבי.
3. למפגש שבועי הפעילו יצירת סדרת מפגשים, בחרו מספר המועדים בסדרה ותדירות. תאריך לדילוג, למשל חג, מפחית מועד מהסדרה ואינו מוסיף מועד בסופה.
4. בחרו מדריך וחדר לפי הצורך, בדקו כתובת והפעילו פרסום בעמוד העסק אם לקוחות אמורים להירשם בעצמם.
5. ב־הרשמה ורשימת המתנה קובעים פתיחת וסגירת הרשמה, מספר ממתינים מרבי וזמן לאישור מקום שהתפנה. סגירה של 0 שעות מאפשרת הרשמה עד תחילת המפגש. ב־מינימום משתתפים בוחרים סף, מועד בדיקה ו־ליידע אותי כדי שאחליט או לבטל את המפגש וליידע את המשתתפים.
6. שמרו ובדקו את המועדים ב־מערכת השעות. המפגש מופיע פעם אחת ביומן, וכל נרשם מופיע ברשימת המשתתפים שלו. את המועדים של חוג פותחים כאן. שעות העבודה ב־הגדרות וזמינות מיועדות להצעת תורים אישיים.

רושמים לקוח ובודקים שהוא נכנס#

לרישום עצמי פרסמו את אתר העסק, פתחו מפגש ובחרו שיתוף. הלקוח בוחר את המועד, מאמת אימייל, בוחר למי ההרשמה ומאשר. אם נדרש תשלום, המקום נשמר לזמן שמוצג ועליו להשלים תשלום; הופעה כמשוריין עדיין אינה הרשמה מאושרת. לרישום מצד העסק פתחו את המפגש ובחרו הוספת לקוח. בחרו לקוח קיים, וכרטיסיה מתאימה אם צריך, ושמרו. לפני רישום נוסף בדקו שהלקוח מופיע פעם אחת ברשימת המשתתפים ובדקו גם את מצב התשלום. זו הרשמה ללקוח שנבחר; לניהול בני משפחה ראו האזור האישי.

טפסים לפני ההרשמה#

אם הוגדרו טפסי חובה, הלקוח ממלא וחותם על כולם עבור המשתתף שנבחר, כולל מסלול הורה לילד. חתימה על גרסה נוכחית מזוהה בהרשמה חוזרת באותו עסק. סימון תשובה לבדיקה נוספת נשמר למעקב, ואינו חוסם המשך אחרי חתימה. גם ברישום מצד העסק נבדקת השלמת הטפסים הנדרשים; אם חסרים, המשתתף צריך להשלים באתר העסק. אפשר לבחור בשירות הצגת מספר המקומות הפנויים למשתתפים. כיבוי ההצגה אינו משנה את הקיבולת בפועל.

אותו לקוח מגיע בכל שבוע#

בסדרה של חוג, פתחו הוספת לקוח, בחרו כרטיסיה או מנוי והפעילו שיבוץ קבוע לכל המפגשים העתידיים בסדרה. אפשר לקבוע תאריך סיום; בלעדיו התוקף מוגבל לכרטיסיה. שמירת השיבוץ דורשת מספיק מקומות ושימושים לכל המועדים הכלולים. בדקו את שיבוצים קבועים לסדרה ואת רשימות המשתתפים. אם שיבוץ מסומן כחסר, השתמשו ב־השלמת השיבוץ החסר לאחר טיפול ביתרה או במקום. ביטול השיבוץ העתידי מבטל את ההרשמות העתידיות שלו ושומר מימושים שכבר בוצעו. פתיחת סדרה לבדה אינה רושמת אליה את כל הלקוחות.

המפגש מלא: איך פועלת ההמתנה?#

הפעילו רשימת המתנה ותנו זמן לאישור מקום שהתפנה בעת יצירת המפגש. לקוח שמצטרף להמתנה עדיין אינו משתתף רשום ואינו משלם רק על ההמתנה. כשמתפנה מקום הוא מוצע לפי סדר ההמתנה ונשמר עד הזמן שבהצעה. הלקוח פותח את הקישור באימייל או באזור האישי ומאשר, ומשלים תשלום אם נדרש. בדקו שעבר לרשימת המשתתפים המאושרים. אם לא אישר בזמן, המקום יכול לעבור לממתין הבא.

ביום הפעילות: נוכחות וכרטיסיה#

1. פתחו מפגשים קבוצתיים, בחרו את התאריך ואת המפגש ופתחו את המשתתפים. אפשר לבחור ייצוא משתתפים לרשימה להורדה.
2. כברירת מחדל אין צורך לסמן נוכחות: שימוש בכרטיסיה ממומש אוטומטית בסיום המפגש לכל הרשמה מאושרת שלא בוטלה. כדי לדרוש סימון, הפעילו נדרש לסמן נוכחות ב־הגדרות וזמינות ← הגדרות נוספות לתורים.
3. כשהדרישה לסימון נוכחות פעילה, החל מתחילת המפגש סמנו לכל נרשם הגיע או נעדר. מימוש הכרטיסיה מתבצע רק למי שסומן הגיע, לאחר סיום המפגש. אישור הגעה מראש או בחירה ב־סיום המפגש אינם סימון נוכחות.
4. אם סימנתם בטעות ״הגיע״ והשימוש כבר מומש, שנו נוכחות ואשרו תיקון נוכחות ומימוש כרטיסיה עם סיבה. נדרשת הרשאת עריכה להחזרת השימוש.

משנים מועד או מבטלים#

בעריכת מפגש בסדרה בחרו המפגש הזה בלבד או המפגש הזה והבאים בסדרה, בדקו שעה, מדריך וחדר ושמרו. הזזת המפגש מעדכנת גם את הרשמותיו; שינוי משתתף בודד נעשה בקישור הניהול של הרשמתו לפי האפשרויות המוצגות. ביטול הרשמה מפנה רק את המקום של אותו משתתף. ביטול המפגש מבטל את הרשמותיו; בסדרה בחרו אם לבטל גם את הבאים. שריון שימוש שלא מומש משתחרר. תשלום שהתקבל נשמר, והחזר כספי דורש טיפול נפרד מול העסק.

לא רואים מפגש או אי אפשר להירשם#

שמירת החוג אינה יוצרת לו מועדים. אם עדיין לא פתחתם מועדים, עברו ל־מפגשים קבוצתיים → יצירת מפגש. למפגשים חוזרים הפעילו יצירת סדרת מפגשים, בחרו את המועדים והפעילו פרסום בעמוד העסק. שמרו ובדקו במערכת השעות. בדקו טווח תאריכים וסינון פעילות במערכת השעות. באתר בדקו שהעמוד פורסם, השירות פעיל ומוצג, המפגש פורסם וההרשמה פתוחה. אם יש מקומות אך השמירה נחסמת, בדקו חפיפה למדריך או לחדר. בכרטיסיה בדקו שימושים פנויים ותוקף למועד המפגש, ולא רק יתרה כוללת.