יצירת לקוח חדש

מתי מוסיפים לקוח#

כרטיס לקוח מרכז את פרטי העסק או האדם, אנשי הקשר, כתובות המשלוח והעדפות התשלום והמסמכים. שמירת הכרטיס מאפשרת לבחור את הלקוח במסמכים הבאים בלי להזין שוב את אותם פרטים. יש לוודא שנמצאים בעסק הנכון ושיש הרשאה לעריכת לקוחות.

איך יוצרים לקוח חדש?#

1. בתפריט הראשי בוחרים לקוחות ואז לקוח חדש.
2. מזינים שם הלקוח / חברה. זהו שדה חובה. אפשר להוסיף מספר עוסק ומספר זיהוי מערכתי.
3. משלימים לפי הצורך איש קשר, תפקיד וטלפון; אפשר להוסיף אנשי קשר נוספים עם תפקיד והערה לכל אחד. משלימים כתובת ועיר. אם כתובת המשלוח שונה, מסמנים את האפשרות וממלאים את הכתובת הנוספת.
4. באזור שליחת מסמכים ושפה מזינים אימיילים למשלוח מסמכים ובוחרים את שפת ברירת המחדל. אפשר להפריד כתובות באמצעות פסיק או מקש Tab.
5. עוברים על הגדרות התשלום, המטבע, ההערות והשיוכים ובוחרים שמירה.

לאחר השמירה הלקוח מופיע ברשימת הלקוחות וניתן לבחור בו בעת הפקת מסמך. בחיפוש ברשימת הלקוחות אפשר לחפש גם לפי שם איש הקשר, נוסף על שם הלקוח, טלפון, אימייל, עיר ומדינה. שמירת לקוח אינה מפיקה מסמך ואינה גובה תשלום.

מילוי אוטומטי והעדפות#

אפשר לנסות חילוץ נתונים אוטומטי על בסיס מספר הזיהוי. יש לעבור על התוצאה ולתקן אותה לפני שמירה; הזמינות תלויה במקור המידע ואין התחייבות שיימצא כל עסק. תנאי תשלום, שפת מסמך, מטבע, תנאי שילוח, חשבון בנק מועדף והגדרות מע״מ משמשים כברירות מחדל וניתן לשנותם במסמך עצמו. אם משנים הגדרות כאלה בזמן הפקת מסמך, המערכת עשויה להציע לשמור את הערכים החדשים בכרטיס הלקוח למסמכים הבאים; בוחרים אם לשמור או להמשיך בלי לשנות את הכרטיס. ההערות הפנימיות בכרטיס אינן מוצגות במסמכים ללקוח.

עריכה והרשאות#

פותחים את הלקוח מהרשימה ומשתמשים בפעולת העריכה לעדכון פרטיו. משתמשי צפייה אינם יכולים לשמור שינויים. סוכן מכירות בעל הרשאה מלאה יכול לנהל לקוחות במסגרת הגישה שהוקצתה לו; הרשאת צפייה לסוכן אינה מאפשרת עריכה. אם השמירה נכשלת, בודקים את השדות המסומנים ואת הרשאת המשתמש לפני ניסיון נוסף.

מהרשומה לעבודה השוטפת#

אחרי שמירת הלקוח אפשר לבחור אותו במסמכי מכירה ובפגישות. בכרטיסו מופיע כרטיסיות לפני המסמכים האחרונים כשניהול כרטיסיות פעיל. לעריכת יתרת שימושים פתחו עריכה ושמרו דרך שמירה של העמוד. קבלה ותשלום שייכים למסמכים, ויתרת כרטיסיה מתארת שימושים בשירות. תהליך העבודה עם לקוח מחבר בין קליטת הפרטים, המכירה, התשלום והמעקב.

ברירות מחדל ללקוחות חדשים#

פתחו הגדרות העסק → ברירות מחדל ללקוחות, הגדירו שפה, תנאי תשלום, תנאי שילוח, מטבע ותגיות לפי האפשרויות הפעילות בעסק, ולחצו שמירה של העמוד. המתינו לאישור השמירה ופתחו לקוח חדש כדי לבדוק שהערכים מוצעים בטופס. אפשר לשנות אותם לפי ההסכמה עם הלקוח. שינוי ההגדרות בעסק אינו מעדכן לקוחות שכבר נשמרו. גם בייבוא, ברירת המחדל משלימה רק שדות שלא הוגדרו ללקוח החדש.

ייצוא רשימת הלקוחות#

ברשימת הלקוחות אפשר לייצא את כל הלקוחות שמתאימים לחיפוש ולסינון, גם אם לא כולם נטענו במסך. הייצוא כולל כתובות אימייל למשלוח מסמכים; לפני מסירה בדקו את טווח הרשימה ואת הנמענים.

פגישות הלקוח#

בכרטיס הלקוח אפשר לראות פגישות קרובות וקודמות עם קישור לניהול, כאשר פגישות אונליין זמינות בעסק. בדקו אם נותר תשלום או נבחרה כרטיסיה לפני שינוי. קביעה חדשה בעמוד העסק ובחירת כרטיסיה דורשות בדיקות זמינות ואימות מתאימים לפי מדריך הפגישות אונליין.

אותו משלם וכמה משתתפים#

בהרשמה לפעילויות הורה יכול לשלם על ילד או על בן משפחה. כרטיס הלקוח והמסמכים שייכים למשלם; המשתתף נבחר בהזמנה. אין צורך ליצור כרטיס לקוח נוסף לכל ילד רק כדי לרשום אותו לחוג. הוספת המשתתפים נעשית באזור האישי, ובמפגש בודקים את שם המשתתף לצד המשלם.

הופכים לקוח ללא פעיל או מחזירים לפעיל#

ברשימת הלקוחות פותחים את תפריט הפעולות של הלקוח ובוחרים הפיכה לפעיל או ללא פעיל. בודקים את שם הלקוח בחלון ומאשרים. ביטול משאיר את המצב הקיים. שינוי סטטוס אינו מוחק מסמכים או היסטוריה.