קביעת פגישות וביצוע שלהן

פגישה אישית, חוג או משימה?#

פגישה ידנית מתאימה לטיפול או לשיחת ייעוץ שאתם קובעים בעצמכם. היא נשמרת ב־יומן ומשימות. משימה מתאימה לפעולה לביצוע, למשל לחזור ללקוח. בדקו שיומן ופגישות כלולים בתנאי המנוי ופעילים, ושיש הרשאת עריכה. לחוג עם כמה משתתפים בחרו הוספה → יצירת מפגש קבוצתי, לפי מדריך החוגים. כדי שהלקוח יבחר בעצמו שעה פנויה, הגדירו פגישות באתר העסק.

קביעת פגישה חדשה#

1. פתחו יומן ומשימות, לחצו הוספה ובחרו יצירת אירוע. אפשר גם להשתמש בכפתור ההוספה ביום הרצוי ביומן.
2. מלאו נושא הפגישה, תאריך, משעה ו־עד שעה. שעת הסיום חייבת להיות אחרי ההתחלה.
3. בשדה שם המשתתף או הלקוח חפשו ובחרו לקוח קיים, או הזינו שם משתתף שאינו מקושר ללקוח.
4. השלימו מיקום או קישור לפגישה והערות לפי הצורך. בכרטיסיה בחרו את הרכישה בשדה כרטיסיה למימוש.
5. בחרו תזכורת וחזרה אם צריך, ולחצו שמירה. בדקו את האירוע ביומן.

פרטי משתתף ותיאום עם הלקוח#

אפשר לשמור פגישה בלי לקוח ולמלא אותו בהמשך. כדי להשתמש בכרטיסיה צריך לבחור לקוח קיים מתוצאות החיפוש; שם בלבד אינו מספיק. האימייל של לקוח מקושר נלקח מכרטיסו. בפגישה ידנית פרטי המשתתף נשמרים פנימית, ולא נשלחת הזמנה באימייל למשתתף דרך שמירת הטופס בלבד. תאמו איתו את המועד ושתפו את המיקום או הקישור בעצמכם.

תזכורת לפני הפגישה#

בשדה מתי להזכיר לי? בחרו זמן או ללא תזכורת. כדי לקבל את התזכורת הפעילו התראות במכשיר הרצוי ואשרו את בקשת הדפדפן או המכשיר. התזכורת מיועדת למי שיצר את הפגישה; היא אינה הודעה ללקוח. הפעלת התראות במחשב אינה מפעילה אותן גם בטלפון. פרטי הפגישה נשמרים גם אם ההתראות אינן זמינות.

פגישה חוזרת#

באזור פגישה חוזרת בחרו חזרה יומית, שבועית, חודשית או שנתית. אפשר להוסיף עד תאריך; הוא חייב להיות במועד הפגישה הראשונה או אחריו. בעריכת מופע בחרו הפגישה הזו בלבד, הפגישה הזו והבאות או כל הפגישות בסדרה. בדקו את הבחירה לפני שינוי או ביטול. מימוש כרטיסיה מתבצע לכל מפגש בנפרד לאחר סיומו.

סימון שהפגישה בוצעה#

פתחו פגישה פתוחה אחרי שעת הסיום ולחצו הפגישה בוצעה בהצלחה. אם נבחרה כרטיסיה עם יתרה, שימוש אחד יורד בעת השמירה. בסדרה חוזרת פתחו את המפגש שהתקיים והשלימו רק אותו. עצם הגעת שעת הסיום אינו מסמן ביצוע. בדקו את מצב הפגישה ואת יתרת הכרטיסיה לאחר השמירה.

דחייה או ביטול#

לדחייה ערכו את התאריך והשעות ושמרו. לביטול בחרו ביטול הפגישה, בדקו אם נבחר מופע אחד או טווח בסדרה, ואשרו כן, לבטל את הפגישה. ביטול מפסיק את התזכורת. פגישה שבוטלה לפני ביצוע אינה מממשת כרטיסיה; אם כבר מומש שימוש, הביטול אינו מחזיר אותו אוטומטית. תקנו יתרה בכרטיס הלקוח רק אחרי בדיקת הטעות.

כשאין אפשרות להשלים פגישה#

בדקו שהפגישה פתוחה וששעת הסיום כבר עברה. אם נבחרה כרטיסיה, בדקו שיש יתרה, שהתוקף לא עבר, שהכרטיסיה לא בוטלה ושזה הלקוח הנכון. אחרי מימוש אי אפשר להחליף את הלקוח או הכרטיסיה. אם יש כשל בטעינת כרטיסיות, רעננו לפני בחירה. בהרשאת צפייה אפשר לעיין בלי לשמור שינויים.

מפגש קבוצתי והזמנה מהאתר באותו יומן#

מפגש קבוצתי מופיע פעם אחת ביומן. פתחו אותו לניהול משתתפים ונוכחות; אין ליצור אירוע ידני נוסף לכל נרשם. פגישה שהלקוח הזמין מהאתר מופיעה עם פרטי ההזמנה ומצב אישור, תשלום או כרטיסיה. את הפעילויות מגדירים ב־השירותים שלי, שעות אישיות ב־הגדרות וזמינות, וחוגים ב־מפגשים קבוצתיים. משימה עם חסימת זמן ומשך מונעת הזמנה בזמן הזה. מדריך ההתחלה עוזר לבחור את המסלול.