יצירת משימה ומעקב אחר ביצוע

למה משמשת משימה?#

משימה מרכזת פעולה לביצוע, תאריך ושעה וקשר ללקוח או למסמך. למשל, ״לחזור לדנה אחרי שיעור הניסיון״. כדי לקבוע טיפול עם שעת התחלה וסיום בוחרים פגישה; לכמה משתתפים באותו מועד בוחרים מפגש קבוצתי. בדקו שניהול משימות כלול בתנאי המנוי ושהמתג יומן ומשימות פעיל. הרשאת צפייה אינה מאפשרת יצירה ועריכה.

איך יוצרים משימה ומשייכים אותה ללקוח?#

1. פתחו יומן ומשימות, בחרו רשימה או יומן, ולחצו הוספה → יצירת משימה.
2. מלאו תיאור משימה. זהו שדה חובה. הוסיפו תאריך יעד, שעת יעד והערות לפי הצורך.
3. באזור קישוריות בחרו מסמכים מקושרים ולקוח מהרשימות. בדקו את פרטי הקשר שיוצגו.
4. בחרו סטטוס, תגית, צבע ואחראי באפשרויות הזמינות לכם. אפשר לסמן את המשימה בכוכב. אם היא חוזרת, בחרו תדירות ומועד סיום; למשימה חוזרת דרוש תאריך יעד.
5. לחצו שמירה ובדקו שהמשימה מופיעה ברשימה או בכרטיס המתאים.

עדכון והשלמה#

פתחו משימה קיימת כדי לשנות את פרטיה ואת מצב הביצוע או לבטל ולמחוק אותה. בשינוי או מחיקה של משימה חוזרת בחרו אם הפעולה חלה על המופע הזה, עליו ועל הבאים, או על כל הסדרה. ביומן אפשר להעביר משימה לתאריך אחר; בדקו את התאריך החדש לאחר ההעברה. משימת המשך שנוצרה מליד או מ־CRM נשארת מקושרת למקור. שינוי תאריך של משימה מסוימת אינו בהכרח שינוי של תדירות המעקב הקבועה אחרי הלקוח.

כשמשימה אינה מופיעה#

בדקו סינונים, סטטוס, עסק פעיל והפעלת תכונת המשימות. בהרשאת צפייה בלבד אין אפשרות לשמור שינויים; רשימת האחראים תלויה בגישה שלכם לעסק.

פגישות, כרטיסיות והתראות#

כדי לקבוע פגישה עם שעת התחלה וסיום, בחרו הוספה → יצירת אירוע ביומן. למשימה רגילה בחרו הוספה → יצירת משימה. בפגישה אפשר לבחור לקוח וכרטיסיה למימוש; שימוש יורד רק אחרי הסיום וסימון הפגישה בוצעה בהצלחה. פגישה חוזרת משלימים לכל מפגש בנפרד. מדריך הפגישות מפרט קביעה, דחייה וביטול. לקבלת תזכורות הפעילו התראות במכשיר.

תזכורות למשימות היום ולאיחורים#

בכל חצות לפי שעון ישראל נשלחת למכשירים שהפעילו התראות תזכורת למשימות היום והתראה מרוכזת למשימות באיחור שלא הושלמו. אלה התראות למשתמשי המערכת, ולא מיילים ללקוחות. מדריך ההתראות מסביר הפעלה במכשיר ובדיקה. לגבייה אוטומטית משתמשים בתזכורות התשלום של המסמך, ולא במשימה רגילה.

מונעים הזמנה בזמן עבודה פנימית#

כשניהול שיעורים ומפגשים פעיל, בחרו במשימה חסימת זמן ומשך כדי שלא יוזמן תור בזמן שאתם מכינים שיעור או מטפלים בעבודה אחרת. משימה עם שעה וללא חסימה אינה מסתירה שעות פנויות. שמרו ובדקו את הזמן באתר ההזמנות. להגדרת שעות אישיות עברו ל־הגדרות וזמינות; לקביעת חוג עברו ל־מפגשים קבוצתיים. מדריך הפגישות אונליין מסביר את הקשר ליומן.