הפקת מסמך מקושר ושמירת רצף העסקה

מתי ליצור קשר בין מסמכים?#

מסמך מקושר מתאים להמשך של אותה עסקה: למשל הצעת מחיר שהפכה להזמנה, חשבונית ששולמה או משלוח שהוחזר. הקישור מאפשר לעקוב אחר המקור, הסכומים והכמויות; הוא שונה משכפול מסמך לעסקה חדשה.

הפקת מסמך המשך#

1. פתחו את מסמך המקור או את תפריט שלוש הנקודות ברשימת המסמכים.
2. בחרו הפקת מסמך מקושר.
3. בחלון שנפתח בחרו סוג מסמך מהאפשרויות שהמערכת מציעה. לדוגמה, מחשבונית מס אפשר ליצור קבלה או חשבונית זיכוי.
4. המשיכו לטופס החדש ובדקו לקוח, מסמכי מקור, שורות וכמויות, סכומים ותאריך.
5. השלימו את השדות הנדרשים לסוג החדש והפיקו. בדקו לאחר מכן את הקשרים בפרטי המסמך.

בחירה מתוך הטופס#

גם אזור מסמכים מקושרים בטופס היצירה מאפשר להתחיל ממסמך מקור עוד לפני בחירת לקוח או ספק. חפשו בכלל מסמכי העסק לפי מספר, שם לקוח או ספק, או כותרת; המערכת מציגה רק סוגי מקור שמתאימים לסוג המסמך החדש. בחירת מסמך ממלאת את פרטי הלקוח או הספק ומציעה להעתיק את פריטיו כשיש פריטים זמינים. לאחר שכבר נבחר לקוח או ספק, החיפוש מצטמצם למסמכים שלו. בדקו את הזהות, הסכומים והפריטים לפני האישור. בעדכון מלאי המערכת מחשבת את הכמות שעדיין לא עודכנה דרך קשרים, כדי למנוע תנועה כפולה.

קבלה על חשבונית שיובאה#

בפרטי חשבונית מס או חשבונית עסקה שיובאה מ־Morning או מ־Invoice Maven, פתחו את תפריט הפעולות ובחרו הפקת מסמך מקושר ואז קבלה. האפשרות זמינה כאשר המסמך מקושר ללקוח פעיל ב־Daily, קיימת יתרה פתוחה ולמשתמש יש הרשאת כתיבה. הטיוטה נפתחת עם הלקוח, המטבע, היתרה והקישור למסמך המיובא; בדקו אותה לפני ההפקה. לאחר תשלום חלקי או מלא בדקו בפרטי המסמך את סטטוס בדיילי ואת רשימת המסמכים המקושרים; מסמך שנסגר במלואו אינו זמין לקבלה נוספת.

למה אין סוג מסמך לבחירה?#

האפשרויות תלויות בסוג המקור, במצבו ובסוג העסק. מסמך שהומר אינו מציע בהכרח המשך נוסף. מסמך סגור מציע מבחר מצומצם: למשל חשבונית מס סגורה יכולה לאפשר חשבונית זיכוי. הרשאות ומכסת מסמכים חלות גם על מסמכים מקושרים.

חשבונית מס וחשבונית עסקה של אותה עסקה#

ביצירת קבלה, כשנבחרו גם חשבונית מס וגם חשבונית עסקה, חישוב היתרה נשען על חשבונית המס כדי לא לספור את אותה עסקה פעמיים. בדקו ליד המסמכים נכלל בחישוב או לא נכלל בחישוב, את התקבולים שכבר נרשמו ואת הסכום הסופי. אל תוסיפו את סכום חשבונית העסקה שוב רק משום שהיא מופיעה בהקשר העסקה.