הפקת חשבונית מס

לפני ההפקה#

חשבונית מס כוללת את פרטי העסק והלקוח, שורות הפריטים והסכומים. הפקת חשבונית מס לבדה לא גובה כסף מהלקוח ולא מחייבת כרטיס אשראי. גבייה היא פעולה נפרדת בערוץ התשלום המתאים; בתהליך תשלום בכרטיס נדרש אישור של ספק התשלום. חשבונית מס לבדה אינה תיעוד של קבלת תשלום; תקבול מתועד בקבלה או בחשבונית מס/קבלה. האפשרות לחשבונית מס אינה זמינה לעסק שהוגדר עוסק פטור. נדרשות הרשאת הפקת מסמכים ומכסה פנויה בחבילה.

איך יוצרים או מפיקים חשבונית מס?#

כדי להפיק או ליצור חשבונית מס, מתחילים במסך הפקת המסמכים ומשלימים את השלבים הבאים:

1. לחצו הפקת מסמך ובחרו חשבונית מס.

2. אפשר לבחור לקוח לפי שמו, או להתחיל בשדה מסמכים מקושרים ולחפש מסמך מכלל מסמכי העסק לפי מספר, לקוח או כותרת. בחירת מסמך ממלאת את פרטי הלקוח ומציעה להעתיק את פריטיו; בדקו את הנתונים לפני ההמשך.

3. בדקו את תאריך המסמך, המטבע, השפה, המע״מ ותנאי התשלום. אפשר להוסיף כותרת ותנאי שילוח. בשינוי מטבע המערכת מחשבת מחדש מחירים שיש להם מחיר מקור, ויש להמתין לסיום ההמרה ולבדוק את התוצאה.

4. בשורות הפריטים חפשו פריט מהמאגר או מלאו את פרטי השורה. בדקו כמות, מחיר יחידה, הנחה ומצב כולל/לא כולל מע״מ. כפתור הערה פותח שורה נוספת מתחת לפריט; הערה קבועה ממחיר מיוחד של הלקוח נטענת לשם אוטומטית.

5. בדקו את הסיכום בתחתית: לפני מע״מ, מע״מ וסך סופי. אפשר לצרף קבצים, לקשר מסמכים וליצור משימה.

6. אם רוצים לשלוח לאחר ההפקה, בדקו את כתובות האימייל באזור פרטים לשליחת מסמך. כתובות שהגיעו מכרטיס הלקוח דורשות גם הן בדיקה.

7. להשלמת ההפקה לחצו הפק מסמך והשלימו אישורים נוספים אם הוצגו. בחלון סיכום מסמך בדקו את סוג המסמך, המספר המוצע והסכום, ולחצו אישור והפקה לאישור הסופי. ודאו שמופיע המסמך הופק עם מספרו.

אישור והפקה#

אפשר לפתוח תצוגה מקדימה או לבחור שמור כטיוטה להמשך עבודה. כדי להפיק לחצו הפק מסמך. אם שיניתם ברירות מחדל של הלקוח או מחירים מיוחדים, עברו על חלון האישור ובחרו אם לשמור אותם בכרטיס הלקוח למסמכים הבאים. כשמוצג חלון הורדה מהמלאי, בדקו את הכמות במסמך, העדכונים ממסמכים מקושרים והכמות שתעודכן בפועל. בחרו עדכן מלאי והפק מסמך או לא לעדכן מלאי לפי הפעולה שביצעתם. המערכת מחשבת את הכמות שעוד לא עודכנה בקשרים כדי למנוע עדכון כפול. לאחר השלמת האישורים בדקו את סיכום מסמך ואשרו דרך אישור והפקה. אפשר לבחור חזרה לעריכה כדי לחזור לטופס לפני ההפקה הסופית.

אחרי ההפקה ובעיות נפוצות#

המסמך מופיע ב־מסמכי מכירות עם מספרו ומצב התשלום. בדקו את הרשימה לפני ניסיון נוסף אם ההמתנה הסתיימה בשגיאה, כדי להימנע מהפקה כפולה. אם נדרשת הקצאה מרשות המסים, פעלו לפי ההודעה במערכת ולפי מדריך ההקצאה. שליחה, הורדת PDF ותשלום הם פעולות נפרדות; הודעה על כשל בשליחה אינה בהכרח כשל בהפקת המסמך.

הערות, פריט חדש ותזכורות#

ההערות הקבועות מהגדרות המסמכים מתווספות למסמך חדש לפי סוגו. לפני ההפקה אפשר לשנות או למחוק אותן. באזור הפריטים אפשר ליצור פריט חדש בלי לעזוב את המסמך; כשניהול כרטיסיות פעיל אפשר להגדיר גם פריט כרטיסיה עם שימושים ותוקף. בדקו שנבחר הפריט שנוצר ושהמחיר והכמות נכונים. כשתזכורות תשלום פעילות בעסק, חשבונית מס או חשבונית עסקה פתוחה יכולה לקבל מועד ראשון ותדירות לשליחת מייל ללקוח. מדריך תזכורות התשלום מפרט הפעלה, עצירה ובדיקת נמענים.

אזהרת חיבור לרשות המסים לפני הפקה#

אם בחלון הסיכום מופיעה יש לבדוק את החיבור לרשות המסים, קראו את ההודעה. אפשר לפתוח לחיבור לרשות המסים בחלון חדש, או להפיק את המסמך ולהשלים את מספר ההקצאה בהמשך בפרטיו. ההודעה אינה אישור שהתקבלה הקצאה או שהלקוח שילם. בדקו את מצב המסמך וההקצאה לאחר ההפקה, ואל תפיקו חשבונית נוספת רק לצורך ניסיון חוזר. מדריך מספרי ההקצאה מסביר את ההשלמה.