שליחה חודשית של דוחות הכנסות והוצאות

מה נשלח ומתי?#

ב־הגדרות העסק → שליחה אוטומטית של דו״חות מגדירים בנפרד דוח הכנסות ודוח הוצאות. כל דוח מתייחס לחודש הקלנדרי הקודם ונשלח בשעה 08:00 לפי שעון ישראל, ביום שנבחר בין 1 ל־15. למשל, שליחה ב־4 באוקטובר מכסה את ספטמבר. ההגדרה כבויה עד שמפעילים ושומרים.

הגדרת השליחה#

1. בחרו את כרטיס דוח ההכנסות או ההוצאות.
2. הזינו אחת עד חמש כתובות ב־אימייל לשליחת דוח. אפשר להפריד בפסיק או ללחוץ Enter אחרי כל כתובת.
3. בחרו יום ב־בחר יום לשליחת הדו״ח והפעילו שליחה אוטומטית בכל חודש.
4. לחצו שמירה של העמוד ובדקו השליחה הבאה. לניהול ושליחה נדרשת הרשאה מתאימה; מצב צפייה בלבד אינו מאפשר שינוי. אפשר להגדיר ימים ונמענים שונים לשני הדוחות. שינוי הגדרות בלי שמירה אינו מפעיל אותן.

שליחה מיידית#

שלח דו״ח הכנסות או שלח דו״ח הוצאות שולח את דוח החודש הקודם לנמענים שנשמרו. זו אינה בחירת תקופה חדשה. לתקופה אחרת פותחים את מסך הדוח הידני. שליחה מיידית אינה מחייבת הפעלת שליחה חודשית, אך דורשת שמירת נמענים. בדקו את החודש המצוין ואת מצב השליחה.

הקבצים והנתונים#

דוח הכנסות מופק באותו תהליך כמו הדוח הידני ונשלח כ־PDF. דוח הוצאות כולל PDF של הדוח ועמודי מסמכי המקור הזמינים, טבלת הוצאות וקישור מאובטח למסמכי המקור ב־ZIP. שירות דוחות ההוצאות צריך להיות זמין. אלה נתוני המערכת במועד ההפקה, ולא הגשה לרשות המסים או אישור שכל החומר נבדק.

כיבוי ותקלות#

כיבוי שליחה אוטומטית בכל חודש ושמירת ההגדרות מפסיקים תזמון עתידי לאותו דוח. שליחה שכבר יצאה אינה ניתנת לביטול. בדקו את מצב השליחה האחרון ואת הנמענים; הודעה שהדוח בהכנה אינה אישור שנשלח. אם לא ניתן לאמת שליחה קודמת, בדקו עם הנמענים לפני ניסיון נוסף. כשל ברור עשוי לקבל ניסיון חוזר אוטומטי. אין צורך לשלוח שוב בזמן שהדוח בהכנה.

מה משלימים לפני יום השליחה?#

ברירת המחדל בטופס היא היום ה־11 בחודש. אפשר לבחור יום אחר בין 1 ל־15 לפי מועד השלמת החומר אצלכם. לפני השליחה בדקו הוצאות שמחכות לאישור, מסמכי מקור חסרים והכנסות מהתקופה. התזמון אינו מבצע את הבדיקה הזאת במקומכם. אם תוקנו נתונים לאחר השליחה, פתחו את דוח התקופה והפיקו גרסה מעודכנת. מדריך סגירת החודש מפרט את השגרה.

תזמון אישי של רואה החשבון#

רואה חשבון שקיבל גישה לעסק יכול להגדיר משלוח לעצמו, בנפרד מהתזמון והנמענים שבעל העסק הגדיר. נדרשת הרשאת ייצוא דוחות; לדוח הוצאות נדרשת גם הרשאת הורדת אסמכתאות וטווח גישה שמכסה את חודש הדוח.

1. בחרו את העסק המתאים ב־עסקים לבדיקה. אפשר לפתוח את התזמון גם ממסכי דוח ההכנסות ודוח ההוצאות.
2. פתחו דוחות אוטומטיים למייל שלי ובדקו את כתובת המייל המוצגת. זו הכתובת המאומתת של החשבון שלכם, ולא רשימת נמענים חופשית.
3. בחרו את דוח ההכנסות או ההוצאות, הפעילו שליחה אוטומטית בכל חודש ובחרו יום השליחה בחודש, בין 1 ל־31.
4. לחצו שמירת תזמון של אותו דוח ובדקו השליחה הבאה. הדוח מתייחס לחודש הקודם ומתוזמן ל־08:00 לפי שעון ישראל. בחודש קצר, יום שאינו קיים מוחלף ביום האחרון בחודש.
5. הגדירו בנפרד את הדוח השני אם צריך. בדקו את מצב המשלוח האחרון, ולא רק שההגדרה נשמרה. כיבוי ושמירת התזמון מפסיקים את המשלוחים העתידיים של אותו דוח. ביטול הגישה או שינוי ההרשאות הרלוונטיות מפסיקים משלוחים שאינם מורשים; עותק שכבר נמסר אינו נמחק אצל הנמען. אם מופיעה הודעת הרשאה, פנו לבעל העסק; בחירת מועד אחר אינה מרחיבה את טווח הגישה.