סגירת חודש והכנת החומר לרואה החשבון

אוספים את החומר לפני שמפיקים#

בסיום חודש צריך לבדוק שני צדדים: מסמכי ההכנסה שהופקו, וחשבוניות ההוצאה שהתקבלו. תזמון מייל לרואה החשבון אינו משלים חומר חסר.

1. ב־מסמכי מכירות בדקו שכל המסמכים הרלוונטיים נמצאים במערכת. עברתם ממערכת אחרת? בדקו שגם הייבוא הושלם.
2. ב־הוצאות עברו על הוצאות לבדיקה, השלימו תאריכים, ספקים וסכומים מול המקור ואשרו את המוכנות לדוח.
3. השלימו אסמכתאות חסרות לפי ההודעות. חשבוניות במייל אפשר לאסוף דרך Gmail, ולהעלות בנפרד מסמכים שלא נאספו.
4. בדקו עם רואה החשבון מה התקופה ומה החומר שנדרש לו.

מפיקים דוח הכנסות#

ב־דוחות מכירות בחרו הפק דוח הכנסות, הגדירו תאריכים וסוגי מסמכים ולחצו הצגת דוח. עברו על המסמכים והסיכומים, ואז הורידו PDF או שלחו לנמענים באזור השליחה. מדריך דוחות המכירות מפרט את הפעולה. אם הופיעו מסמכים מאוחרים שמשפיעים על תקופה שכבר הופקה, פתחו את התקופה מחדש ובדקו דוח מעודכן לפני שליחה. הקובץ הישן אינו משתנה מעצמו.

מכינים הוצאות עם מסמכי המקור#

1. פתחו דוח הוצאות, בחרו תקופה וסינון לפי הצורך ולחצו הצגת דוח.
2. עברו על הודעות ההשלמה ופתחו הוצאות שדורשות תיקון. סכום מס חסר אינו אפס.
3. בחרו הכנת דוח ומסמכי מקור. ההכנה מתבצעת ברקע; אפשר לצאת ולחזור.
4. כשהחבילה מוכנה הורידו PDF שכולל את הסיכום ואת עמודי מסמכי המקור הזמינים, טבלת Excel ומסמכי מקור ZIP, או שלחו במייל לנמענים שבדקתם.
5. אם מקור חסר, עברו על הפירוט והשלימו אותו. אחרי תיקון בחרו הפקת דוח מעודכן ושלחו את הגרסה החדשה. הטבלה מחברת את ההוצאות למקורות. בדקו גם את הנתונים ולא רק שהקובץ ירד. מדריך ההוצאות מפרט את ההכנה והשיתוף.

מגדירים שגרה לחודשים הבאים#

ב־הגדרות העסק → שליחה אוטומטית של דו״חות הגדירו בנפרד נמענים ויום שליחה להכנסות ולהוצאות. ברירת המחדל בטופס היא היום ה־11; בחרו יום שנותן לכם זמן להשלים את החומר. כל שליחה מתייחסת לחודש הקלנדרי הקודם. שמרו ובדקו את השליחה הבאה. לפני יום השליחה עברו על ההוצאות לבדיקה. שלח דו״ח במסך ההגדרות שולח את החודש הקודם, ולא תקופה שבחרתם בדוח ידני. מדריך השליחה החודשית מסביר כיבוי ובדיקת תקלות.

מוודאים שהחומר הגיע#

בדקו למי נשלחה החבילה ואיזו תקופה היא כוללת. אם מצב השליחה אינו ידוע, בררו עם המקבל לפני שליחה חוזרת. הענקת גישה לרואה חשבון במערכת היא פעולה נפרדת משליחת דוח במייל. דוחות ושיתוף חומר אינם הגשה לרשות המסים.

המשרד בוחר לעצמו את יום קבלת הדוח#

רואה חשבון עם הרשאות ייצוא מתאימות יכול לבחור דוחות אוטומטיים למייל שלי ולהגדיר יום נפרד להכנסות ולהוצאות. המשלוח מגיע למייל המאומת שלו עבור החודש הקודם, בלי לשנות את נמעני העסק. לדוח הוצאות נדרשת גם הרשאת הורדת אסמכתאות. מדריך התזמון האישי מסביר את הפעולה ובדיקת התוצאה.