הוצאות: קליטה, בדיקה, תשלום ודוחות

מתחילים בהעלאה או צילום#

פותחים הוצאות ובוחרים מהמחשב. בדפדפן הנייד אפשר לבחור סריקת חשבונית ולצלם מסמך קריא. אחרי הקליטה פותחים את הוצאות לבדיקה, משווים את הפרטים לקובץ המקורי, מתקנים ושומרים. אם הפענוח אינו פעיל, ממשיכים בהזנה ידנית. אין צורך באפליקציה ייעודית.

טיוטה ואישור#

במסך הוצאות אפשר ליצור טיוטה ידנית גם בלי קובץ ובלי כל הפרטים. סכום או תאריך חסר נשארים חסרים. משלימים את הפרטים מול המקור, שומרים ומאשרים רק לאחר בדיקה. אישור הוצאה אינו רישום תשלום ואינו אישור שההוצאה מותרת בניכוי. חיפוש אחד מוצא הוצאות לפי ספק, מספר מסמך או תיאור. היסטוריית מורנינג וניהול סוגי הוצאות נמצאים תחת כלים נוספים.

מילוי ושמירה#

בוחרים הזנה ידנית ליד מהמחשב, ממלאים את שם הספק, הסכום והתאריך ואת יתר הפרטים הידועים, ולוחצים שמירה. חוזרים לרשימה ואפשר למצוא את ההוצאה בחיפוש ולפתוח אותה שוב. אין חובה להשלים את כל השדות כדי לשמור.

במסך ההוצאה מוצגים פרטי ההוצאה, פרטי ספק, פירוט סכומים ומע״מ, תשלומים והיסטוריה. לרואה חשבון בעל גישה מתאימה מוצגות הלשוניות פרטים ו־חשבונאות; שיחה עם רואה החשבון נמצאת באזור ההערות. במחשב המסמך מופיע לצד הפרטים, ובנייד פותחים אותו דרך המסמך כאשר הלשונית מוצגת. לאחר השוואה למסמך המקור אפשר לבחור שמירה ואישור; השמירה והאישור אינם רושמים תשלום.

העלאה וסקירה#

בעמוד הוצאות בוחרים מהמחשב או סריקת חשבונית בנייד. אפשר להעלות PDF, JPEG, PNG או WebP. ברירת המחדל היא עד 10MB לקובץ, 20 קבצים ו־50MB בהעלאה אחת, ועד 20 עמודים ב־PDF; אם מוצגת מגבלה שונה בחשבון, פועלים לפיה. בצילום מהטלפון בודקים שהמסמך קריא וכל עמודיו נכללו. HEIC דורש ייצוא ל־JPEG. לאחר שהעברת הקבצים הושלמה אפשר לצאת ולחזור לתוצאות; קובץ שלא הועבר צריך לבחור שוב. כשל בקובץ אחד אינו מבטל קבצים שהצליחו.

בלשונית הוצאות לבדיקה מוצגת טבלה עם מסמך, תאריך, סכום ומצב. הפענוח מתחיל אוטומטית לאחר קליטת הקובץ, כשהשירות זמין. פותחים את המסמך כדי לבדוק את הפרטים שנמצאו מול המקור, מתקנים ושומרים. ללא פענוח בוחרים המשך בהזנה ידנית. אם הקובץ עצמו לא נקלט, המסך מציג את סיבת הכשל ומאפשר לבחור קובץ אחר או להזין הוצאה ללא הקובץ. אפשר לתקן את כל הפרטים ולשמור גם טיוטה חלקית; המקור נשאר לצד ההוצאה. כשהפענוח מצליח, שדות שחולצו עשויים להתמלא בטיוטה אוטומטית, אך דגלי בדיקה עדיין חוסמים אישור עד שהמשתמש בודק ומאשר אותם. קובץ עם כמה חשבוניות נפרדות צריך להפריד ולהעלות מחדש. אישור קבוצתי מציג תוצאה לכל הוצאה; משלימים רק את אלה שדורשות תיקון.

שתי דרכים לאיסוף חשבוניות במייל#

להעברה נקודתית השתמשו בכתובת המייל הייחודית של העסק שמוצגת בעמוד ההוצאות, כשהשירות זמין. בחרו העתקת הכתובת והעבירו חשבונית עם קובץ מצורף מהכתובת המורשית. ב־כתובות שולחים והגדרות מנהלים שולחים, קליטות והשהיה. לאיסוף אוטומטי מהתיבה עברו ל־איסוף חשבוניות מהמייל, חברו Gmail, בחרו תקופה והתחילו סריקה. מדריך Gmail מסביר את החיבור והמעבר על התוצאות. גם כאן יש לבדוק הוצאות שדורשות השלמה; חיבור התיבה אינו אישור שכל החומר נקלט.

כפילות ותשלום#

בהתראת כפילות פותחים את ההוצאה הקיימת ומשווים את המסמכים. קבלה נלווית אפשר לצרף כאסמכתה להוצאה הקיימת בלי ליצור הוצאה נוספת. החלטה על כפילות דורשת בדיקה וסיבה.

רושמים תשלום בנפרד עם סכום ותאריך, גם אם הוא חלקי. אפשר למחוק הוצאה מהרשימה רק לאחר אישור; הוצאה מאושרת תבוטל ותישמר היסטורייתה החשבונאית. ברשימת ההוצאות לבדיקה אפשר להסיר מסמך ממתין לאחר אישור. העלאת קבלה ואישור הוצאה אינם מעבירים כסף ואינם רושמים תשלום. יתרה מבוססת על התשלומים והזיכויים שנרשמו; מידע שלא נרשם אינו נחשב אוטומטית לאפס.

דוחות ורואה חשבון#

במסך דוחות וייצוא החודש הנוכחי כבר נבחר. אפשר לשנות את התאריכים ולפתוח תצוגה מקדימה. תחת אפשרויות נוספות אפשר לסנן לפי ספק וקטגוריה ולבחור בסיס תאריך או תקופת דיווח. בודקים את הנתונים, מאשרים ושומרים גרסה. לאחר השמירה מכינים קובצי CSV, Excel ו־PDF כאשר שירות הייצוא זמין; כפתור ההורדה מופיע אוטומטית כשהקובץ מוכן. דוחות קודמים נמצאים תחת דוחות שמורים, ושיתוף וסיכומי המס נפתחים לפי הצורך. תיקון מאוחר אינו משנה דוח שמור; יוצרים גרסה חדשה עם סיבת התיקון. סכומים במטבעות שונים מוצגים בנפרד, והמרה חסרה אינה מושלמת בשער משוער. הדוח אינו הגשה לרשות המסים.

בעל העסק מעניק גישה לרואה חשבון דרך הגדרות, עם הרשאות מפורשות וטווח תאריכים. שיתוף דוח דורש בחירה ואישור של המקבל ושל הגרסה. ביטול הרשאה חוסם בקשות חדשות; עותק שכבר הורד אינו ניתן להחזרה. קישור לאסמכתה שהונפק קודם עשוי להישאר תקף עד דקה.

מגבלות ותקלות#

קובץ פגום, מוגן בסיסמה או חורג מהמגבלות דורש עותק מתאים. הרשומה מציגה את סיבת הכשל ואפשרויות הטיפול הזמינות. אין צורך להעלות מחדש קבצים שכבר נשמרו בהצלחה. כתובת המייל ניתנת לשימוש רק כאשר קליטת המייל פעילה. אפשר להשתמש בהזנה ידנית ובאפשרויות ההעלאה הזמינות בעסק. מצב לא מחובר אינו אישור שקליטה חיצונית פועלת. לקוחות אינם נדרשים להזין מפתחות AWS או סודות תשתית.

חבילת דוח הוצאות ומסמכי מקור#

ב־דוח הוצאות בוחרים תקופה, סוגי מסמכים וספק לפי הצורך, ולוחצים הצגת דוח. לאחר בדיקה בוחרים הכנת דוח ומסמכי מקור. ההכנה מתבצעת ברקע ואפשר לצאת ולחזור. כשהחבילה מוכנה אפשר לבחור הורדת דוח PDF, הורדת טבלת Excel ו־הורדת מסמכי מקור ZIP. ה־PDF כולל את דוח ההוצאות ואת עמודי מסמכי המקור הזמינים. הטבלה מקשרת בין השורות לקבצים; אם מקור חסר, מופיעה הודעה והחוסר מפורט. סיכום מס שאינו שלם דורש השלמת הנתונים ואינו הופך אוטומטית לאפס. הקבצים כוללים את הנתונים במועד ההפקה. לאחר תיקון או פקיעת ההורדות בוחרים הפקת דוח מעודכן. באזור שליחת הדוח במייל מוסיפים עד חמש כתובות; המייל נשלח אחרי ההכנה וכולל דוח, טבלה וקישור מאובטח ל־ZIP, התקף לשלושים יום. במצב שליחה לא ידוע בודקים עם הנמענים לפני ניסיון נוסף. שליחה חודשית אוטומטית מוגדרת בנפרד בהגדרות העסק.

מה עושים לפני שליחת החודש לרואה החשבון?#

עברו על הוצאות לבדיקה, השלימו נתונים וקבצים חסרים, ואז הכינו את דוח התקופה ואת מסמכי המקור. במדריך סגירת החודש מופיע הרצף המלא, כולל הכנסות ושליחה חודשית. סריקה והעלאת חשבוניות כפופות לתנאי המנוי ולמכסת ההוצאות. בדקו את השימוש במסך המנוי שלי; הוצאה שאושרה עדיין אינה תשלום לספק.

עבודה כרואה חשבון עם כמה עסקים#

אחרי קבלת ההזמנה וכניסה לחשבון, פתחו עסקים לבדיקה. בחרו את העסק ברשימה; ליד שמו מוצג מספר ההוצאות הממתינות לבדיקה. ודאו שהעסק הנכון נבחר לפני פתיחת הוצאה או דוח. רענון מעדכן את רשימת העסקים וההרשאות. מהמסך אפשר לעבור ל־כל ההוצאות, מסמכי מכירה ו־דוחות הוצאות. ההרשאה וטווח התאריכים שקבע בעל העסק קובעים מה אפשר לראות ולבצע; אין כאן הרשאת עריכה כללית. לייצוא כרטסת לקוח עברו להנחיות לרואה חשבון. אם העסק אינו מופיע, בדקו שההזמנה התקבלה בחשבון האימייל הנכון ושההרשאה עדיין פעילה. לאחר שינוי הרשאה בחרו רענון; אם הגישה בוטלה, פנו לבעל העסק. הערה או סימון טיפול אינם אישור הוצאה, תשלום לספק או שמירת דוח.

מסמך שממתין לפענוח ואפשר להשלים ידנית#

אם ב־הוצאות לבדיקה מופיעים ממתין לפענוח ו־אפשר להשלים ידנית, אפשר לפתוח את ההוצאה, להשלים פרטים מול המקור ולבחור שמירה ואישור לפי ההרשאה. כשכל הפרטים הדרושים תקינים, השלמה ידנית של ההוצאה יכולה לסיים פענוח שנדחה לפני שהתחיל, בלי להעלות שוב את המסמך. האפשרות אינה עוצרת פענוח שכבר רץ ואינה עוקפת מקור שעוד לא נקלט או מסמך נוסף שעדיין בטיפול. אם האישור נחסם, קראו את ההודעה ובדקו מה עדיין ממתין. לרואה חשבון יש הרשאות נפרדות, והאפשרות תלויה בהן ובמצב ההוצאה.

רואה חשבון מקבל דוחות למייל שלו#

רואה חשבון עם הרשאות מתאימות יכול לפתוח דוחות אוטומטיים למייל שלי מתוך סביבת העבודה או מסך דוח ההוצאות. בוחרים יום ושומרים תזמון אישי לדוח החודש הקודם. הוא נפרד מהמשלוחים שהעסק הגדיר. מדריך הדוחות החודשיים מפרט ימים, מייל מאומת והרשאות.

שיוך ספק ומעקב רואה החשבון#

בהוצאה שלא משויכת אפשר לבחור ספק רשום בלי לשנות את הסכומים, המספר או תאריך המקור. בכרטיס ספק מדדי הרכש נשענים על ההוצאות שנרשמו. ברשימת רואה החשבון הוצאות שטרם נלקחו לטיפול והערות שדורשות טיפול מקבלות עדיפות; הסימון אינו אישור ההוצאה. העלאה, סריקה ואיסוף מהמייל משתמשים במכסת קליטת ההוצאות המוצגת. אם קובץ נשמר וממתין למכסה, אין צורך להעלות אותו שוב. בדקו את מועד האיפוס ואת אפשרות ההשלמה הידנית. בחבילת דוח אפשר להוריד גם מסמכי מקור רשומים; אם חסרים קבצים, הפירוט מופיע בדוח.