איסוף חשבוניות מ־Gmail ובדיקת ההוצאות

איזו דרך מתאימה לכם?#

רוצים שחשבוניות שמגיעות ל־Gmail ייאספו ל־Daily? חברו את התיבה, בחרו תקופה והתחילו סריקה. החיבור הוא לקריאה ואיסוף; הוא אינו שולח הודעות מהתיבה ואינו משלם לספקים. אפשר גם להעביר חשבונית לכתובת הייחודית של העסק, להעלות קובץ או לצלם דרך מסך ההוצאות. אלה מסלולים נפרדים שאינם דורשים חיבור Gmail. חיבור Outlook מסומן בקרוב ואינו זמין לאיסוף.

מחברים ומתחילים את האיסוף הראשון#

1. בדקו שהעסק הנכון פעיל ושאיסוף חשבוניות מהמייל כלול בתנאי החבילה שלכם. ב־הגדרות העסק הפעילו איסוף חשבוניות מהמייל אם הוא כבוי, ושמרו.
2. פתחו רכש וכספים → איסוף חשבוניות מהמייל ולחצו חיבור ג׳ימייל. אפשרו חלון קופץ אם הדפדפן חסם אותו.
3. אם נפתח חלון לפני החיבור ל־Gmail, קראו את ההסבר על הגישה להודעות ולקבצים הרלוונטיים ועל העברתם לשירות AWS לפענוח AI, ואת ההנחיות לאימות ב־Google אם הוצגו. בחרו המשך ל־Gmail רק לאחר שבדקתם את ההסבר ואת התיבה המתאימה. בדקו שהחיבור שפתחתם הוא של Daily ושהתיבה היא התיבה המתאימה לעסק.
4. בחרו ב־Google את התיבה שאליה מגיעות חשבוניות ההוצאות, בדקו את ההרשאות ואשרו את הגישה. לאחר החזרה בדקו איזו תיבה מחוברת.
5. בחרו מתאריך ו־עד תאריך ולחצו סריקת חשבוניות. חיבור התיבה לבדו אינו מתחיל סריקה של העבר.
6. עקבו אחר ההתקדמות. אפשר לצאת מהמסך; האיסוף ממשיך ברקע. לאחר הסריקה המערכת ממשיכה לבדוק הודעות חדשות כשהחיבור פעיל.

סריקת Gmail הסתיימה: בודקים ומאשרים חשבוניות#

פתחו הוצאות ו־הוצאות לבדיקה, או לתוצאות האיסוף אם הוצג קישור. פתחו הוצאה והשוו ספק, מספר מסמך, תאריך, סכום ומע״מ למסמך המקורי. השלימו פרטים חסרים ושמרו ואשרו לפי האפשרויות המוצגות. האיסוף מחפש מסמכי הוצאה, ולא כל קובץ מצורף. חשבוניות מכירה שלכם, חתימות ותמונות שאינן מסמך הוצאה אינן אמורות להפוך להוצאה. מסמך שזוהה אך דורש השלמה נשאר לבדיקה; אין להניח שכל מה שנאסף אושר. חשבונית וקבלה על אותה הוצאה דורשות בדיקת התאמה, ולא רישום שתי הוצאות.

יש קבצים שלא נאספו או שהסריקה ממתינה#

אם נאסף רק חלק מהחומר, פתחו את התוצאות והשלימו ידנית מסמכים חסרים. חשבונית שמאחורי כניסה לאתר ספק עשויה לדרוש הורדה והעלאה מצדכם. אם נדרשת סריקה מחדש, בדקו תאריכים ובחרו סריקת חשבוניות; מסמך שכבר נקלט אינו אמור להפוך שוב להוצאה חדשה. במצב בהמתנה פעלו לפי ההודעה. בהמתנה זמנית הסריקה ממשיכה אוטומטית; במיצוי מכסה בדקו את המכסה ואת מועד חידושה. אין להתחיל שוב ושוב סריקות. עובדו מתוך הוא מצב התקדמות, ואינו מספר ההוצאות שאושרו.

מבטלים סריקה או מנתקים את התיבה#

ביטול סריקה עוצר את הסריקה הנוכחית ושומר את החיבור ואת ההוצאות שכבר נקלטו. כדי להמשיך אחר כך מתחילים סריקה מפורשת מחדש. ניתוק מפסיק איסוף מהתיבה; ההוצאות שכבר נשמרו נשארות ב־Daily. במצב נדרש חיבור מחדש בחרו חיבור מחדש, השלימו הרשאה ב־Google וחזרו לבדוק את התוצאות לפני סריקה נוספת.

מכסות ותשלום לספק#

איסוף אוטומטי כפוף לזכאות ולמכסת ההוצאות שמוצגות במנוי, ויכולה להופיע גם מגבלת איסוף חודשית. סריקה חוזרת וכפילות מזוהה אינן הוצאה חדשה; מחיקת הוצאה שכבר נקלטה אינה בהכרח מחזירה מכסה. בדקו את הודעת ההמתנה ואת המנוי שלי כשאין אפשרות להמשיך. איסוף ואישור הוצאה אינם תיעוד שהספק קיבל כסף. אחרי ששילמתם, רשמו את התשלום בהוצאה. לסיום החודש עברו להכנת החומר לרואה החשבון.

קובץ שנשמר ומכסה שנוצלה#

בדקו את טווח הסריקה הפעילה ואת מכסת קליטת ההוצאות. קובץ שכבר נשמר יכול להמתין לפענוח או לאיפוס המכסה בלי איסוף נוסף של אותה הודעה. אל תתחילו סריקה נוספת כדי לעקוף מכסה. אם הגישה לתיבה בוטלה או חסרה, פעלו לפי הודעת החיבור; שינוי הרשאת Gmail אינו מוחק הוצאה שכבר נשמרה.