תיעוד זיכוי כספי

מתי משתמשים במסמך?#

זיכוי כספי הוא סוג מסמך נפרד מחשבונית זיכוי. אפשר ליצור אותו כמסמך מקושר מקבלה או מחשבונית מס/קבלה. הפקת המסמך אינה מבטיחה שבוצע החזר אצל ספק הסליקה. נדרשת הרשאת הפקה ומכסת מסמכים פנויה.

איך מפיקים מסמך זיכוי כספי?#

1. לחצו הפקת מסמך ובחרו זיכוי כספי. בדקו את סוג המסמך בכותרת הטופס.
2. בחרו לקוח מרשימת התוצאות, או חפשו בשדה מסמכים מקושרים את מסמך התקבול לפי מספר, לקוח או כותרת. בחירת מסמך ממלאת את פרטי הלקוח ומצרפת אותו לזיכוי. בדקו תאריך, מטבע ושפה.
3. באזור זיכוי כספי, תחת מה תרצו לעשות?, בחרו תיעוד כסף שכבר הוחזר ללקוח לתיעוד החזר מאומת. לביצוע החזר אשראי חדש עברו למסלול הנפרד שמוסבר בהמשך.
4. מלאו את פרטי הזיכוי ובדקו סכום, תאריך ואמצעי תשלום. ודאו שהפעולה הכספית עצמה בוצעה בערוץ המתאים לפני שמתעדים אותה כהושלמה.
5. בדקו את התצוגה המקדימה ואת כתובות השליחה. לחצו הפק מסמך והשלימו אישורים נוספים אם הוצגו. בחלון סיכום מסמך בדקו את סוג המסמך, המספר המוצע והסכום, ולחצו אישור והפקה לאישור הסופי. ודאו שמופיע המסמך הופק עם מספרו. אם עדיין לא מוכנים להפיק, חזרו לטופס ובחרו שמור כטיוטה.

בודקים את התוצאה וממשיכים לשלב הבא#

פתחו את הזיכוי הכספי ואת מסמך התקבול המקושר ובדקו סכום, תאריך ואמצעי תשלום מול ההחזר שביצעתם בפועל. אם ההחזר אצל הספק עדיין אינו מאומת, בררו את מצבו לפני פעולה נוספת. המסמך עצמו אינו אישור שהספק העביר את הכסף. העבודה עם לקוח, מהפנייה ועד השירות מציגה את רצף העסקה.

אם פעולה אינה זמינה#

בדקו את סוג העסק, ההרשאה, המכסה ומצב מסמך המקור. רשימת המסמכים שאפשר להפיק מתוך מסמך אחר משתנה לפי סוגו ומצבו. תיקון מסמך שהופק נעשה באמצעות הפעולה המתאימה לסוג המסמך; סגירה ידנית אינה שקולה לזיכוי.

מתעדים החזר שכבר בוצע או מבצעים אותו עכשיו#

באזור זיכוי כספי, תחת מה תרצו לעשות?, בוחרים תיעוד כסף שכבר הוחזר ללקוח כשצריך לתעד כסף שהוחזר בערוץ המתאים. במקרה הזה בודקים את אסמכתת ההחזר וממלאים את שורות הזיכוי. לבעל העסק ולמשתמש בעל הרשאת החזרים קיימת גם החזרת כסף ללקוח לתשלום מתאים שבוצע דרך סליקת Daily. מקשרים את מסמך התשלום המקורי וממשיכים לבדיקת הסכום, המסמכים והיתרה. ההחזר מאושר מתוך סיכום ההחזר, ולא באמצעות כפתור ההפקה הרגיל של מסמך זיכוי. המדריך להחזר באשראי מפרט את שני מסלולי הטיפול ואת התוצאה שצריך לבדוק.