שמירת טיוטה לפני הפקת מסמך

מתי שומרים טיוטה?#

בחרו בטיוטה כשעדיין בודקים מחיר, פרטי לקוח או נתונים אחרים. טיוטה מאפשרת להמשיך את ההכנה לפני ההפקה. המספר הבא נשמר בעת הפקת המסמך; מספר שמופיע בכותרת טופס היצירה אינו אישור שהמסמך כבר הופק.

שמירת חשבונית כטיוטה והמשך העריכה מאוחר יותר#

אפשר לשמור חשבונית כטיוטה ולהמשיך לערוך אותה אחר כך. אפשר לחזור דרך רשימת מסמכי המכירות או מתוך יצירת מסמך מאותו סוג:

1. מלאו את טופס המסמך ובדקו את סוג המסמך בכותרת.
2. השתמשו ב־תצוגה מקדימה לבדיקת המבנה והסכומים.
3. לחצו שמור כטיוטה והמתינו לאישור השמירה.
4. להמשך טיפול פתחו מסמכי מכירות, הרחיבו טיוטות מסמכי מכירות, מצאו את הלקוח ואת סוג המסמך ולחצו המשך הפקת מסמך. חיפוש ברשימת המסמכים מסנן גם את הטיוטות; כשיש כמה עמודים אפשר לדפדף ביניהם.
5. אפשר גם לפתוח שוב יצירת מסמך מאותו סוג ולבחור טיוטה מאזור טיוטות מסמכים. בדקו מחדש תאריך, פריטים, סכומים וכתובות שליחה לפני הפקה.

שמירה שלא הושלמה#

אם מופיעה שגיאת שדה, תקנו אותה ושמרו שוב. אל תסתמכו על עזיבת העמוד כעל שמירה אוטומטית. לפני פתיחת עזרה מתוך הטופס כדאי לשמור טיוטה; קישור העזרה נפתח בלשונית חדשה כדי לשמור את העמוד הנוכחי.

הערות ותזכורות שנשמרו בטיוטה#

בדקו את ההערות שהוצעו מהגדרות המסמכים כשחוזרים לטיוטה; שינוי הגדרה בעסק אינו אישור שהנוסח בטיוטה מתאים. הגדרת תזכורות תשלום יכולה להישמר בטיוטה, אך טיוטה אינה נשלחת ללקוח כתזכורת. לפני הפקה בדקו מחדש את המועד, התדירות והנמענים לפי מדריך תזכורות התשלום.

בדיקה ואישור לפני ההפקה הסופית#

לאחר הפק מסמך נפתח סיכום מסמך. בדקו את סוג המסמך, המספר המוצע, הסכום וכמות הפריטים. אפשר לפתוח תצוגה מקדימה ולבחור חזרה לסיכום, או חזרה לעריכה כדי לחזור לטופס. להפקה סופית בחרו אישור והפקה. במסלול סליקה המסמך יופק לאחר אישור התשלום. בחלון המסמך הופק אפשר לבחור הורדה, שליחה במייל, שליחה בווטסאפ או קישור למסמך; כשקיים קישור תשלום מוצגת גם האפשרות המתאימה לתשלום ולמסמך. אם פעולה אחר ההפקה נכשלת, חזרו למסמך הקיים ונסו את אותה הפעולה. אין להפיק מסמך נוסף רק בגלל כשל בהורדה או בשליחה.