ייבוא לקוחות, ספקים ופריטים מקובץ

הכנת הקובץ#

במסכי הלקוחות, הספקים והפריטים קיימת פעולת ייבוא. הייבוא המתואר כאן משתמש בקובץ CSV ובפורמט המקור הנתמך שמוצג בחלון. קובץ Excel אינו בהכרח CSV; שמרו עותק בפורמט הנדרש ואל תשנו כותרות עמודות בלי לבדוק את דרישות המקור.

בדיקה לפני ייבוא#

1. פתחו את המסך שאליו מייבאים ולחצו ייבוא.
2. בחרו את המקור ואת קובץ ה־CSV. בייבוא פריטים בחרו גם את מצב המע״מ לכל הייבוא.
3. הפעילו בדיקת תקינות ועיינו בתצוגה המקדימה, במספר השורות ובאזהרות.
4. תקנו בקובץ שורות שגויות והריצו בדיקה חוזרת לפי הצורך.
5. אשרו את הייבוא רק לאחר שהשדות והתוצאה הצפויה ברורים. בדקו את סיכום השורות שיובאו, דולגו או נכשלו ואת הרשומות החדשות.

שדות והבדלים בין סוגי מידע#

בלקוחות נתמכים, לפי פורמט המקור, שם, מספר עוסק, איש קשר, כתובת, מדינה, טלפונים, כתובות אימייל, תנאי תשלום, יתרת פתיחה, הערות ותגיות. שם לקוח נדרש. בספקים קיימים שדות מקבילים וכן פרטי ספק כגון מספר הנהלת חשבונות ומחלקה. בפריטים נבדקים תיאור, פרטי זיהוי ותמחור לפי הפורמט הנתמך. שדות שאינם מזוהים אינם הבטחה לייבוא אוטומטי.

אזהרה לעומת שגיאה#

שגיאה כמו שם חסר יכולה למנוע ייבוא שורה. אזהרה יכולה לציין ערך שיוחלף או לא ייובא, למשל מדינה או תנאי תשלום לא תקינים. תצוגה מקדימה היא המקום לבדוק זאת. ייבוא קובץ רשומות אינו מייבא בהכרח מסמכים היסטוריים וקובצי PDF; לכך קיימים תהליכי מעבר ייעודיים.