ייבוא לקוחות, ספקים ופריטים מקובץ

ייבוא לקוחות מאקסל ללא מערכת מקור#

במסכי הלקוחות, הספקים והפריטים קיימת פעולת ייבוא. ללקוחות מקובץ כללי בוחרים ב־מערכת המקור את ללא, מורידים קובץ Excel לדוגמה או CSV, מחליפים את שורות הדוגמה ומשאירים את כותרות העמודות. אפשר גם להשתמש בקובץ CSV או XLSX קיים במבנה הנתמך. רק שם לקוח הוא שדה חובה; הסבר לכל שדה בקובץ מפרט את השדות הנוספים. האפשרות ללא מיועדת ללקוחות בלבד. בלקוחות ובספקים אפשר לבחור גם מורנינג או ypay, ולהעלות קובץ במבנה של אותה מערכת. אפשר להעלות את קובץ אנשי הקשר המקורי של ypay בסיומת XLS או XLSX, או קובץ CSV באותו מבנה. אין צורך לחבר את ypay כאינטגרציה או להזין מפתח API. בייבוא פריטים משתמשים בקובץ CSV של מורנינג.

בדיקה לפני ייבוא#

1. פתחו את המסך שאליו מייבאים ולחצו ייבוא.
2. בחרו את המקור ואת הקובץ. בייבוא פריטים בחרו גם את מצב המע״מ לכל הייבוא.
3. בדיקת התקינות מתחילה לאחר בחירת הקובץ. עיינו במספר השורות ובאזהרות; ב־ypay אפשר לפתוח גם תצוגה מקדימה של עשר השורות הראשונות.
4. תקנו בקובץ שורות שגויות והריצו בדיקה חוזרת לפי הצורך.
5. אשרו את הייבוא רק לאחר שהשדות והתוצאה הצפויה ברורים. בדקו את סיכום השורות שיובאו, דולגו או נכשלו ואת הרשומות החדשות.

שדות והבדלים בין סוגי מידע#

בלקוחות נתמכים, לפי פורמט המקור, שם, מספר עוסק, איש קשר, כתובת, מדינה, טלפונים, כתובות אימייל, תנאי תשלום, יתרת פתיחה, הערות ותגיות. שם לקוח נדרש. בספקים קיימים שדות מקבילים וכן פרטי ספק כגון מספר הנהלת חשבונות ומחלקה. בפריטים נבדקים תיאור, פרטי זיהוי ותמחור לפי הפורמט הנתמך. שדות שאינם מזוהים אינם הבטחה לייבוא אוטומטי.

קובץ אנשי קשר של ypay#

הקובץ כולל לקוחות וספקים יחד. בעמוד לקוחות ייובאו רק שורות שסוגן לקוח; בעמוד ספקים ייובאו רק שורות שסוגן ספק. העלו את אותו הקובץ בכל אחד מהעמודים כדי לייבא את שני הסוגים. שורות מהסוג האחר מוצגות בסיכום ואינן נחשבות לשגיאה. סוג חסר או לא מוכר דורש תיקון בקובץ.

יש גם דוח לקוחות נפרד של ypay, שמתחיל בכותרת לקוחות ובשורת עמודות הכוללת מספר מזהה, טלפון, אימייל ו־הערות. מייבאים דוח זה מעמוד לקוחות בלבד; בעמוד ספקים תופיע הודעה לבחור את עמוד הלקוחות. בדקו בתצוגה המקדימה שהמערכת זיהתה את שורת הכותרות ולא ייבאה את שורות כותרת הדוח כרשומות.

נתמכות כל עשר העמודות: שם, סוג, מספר עוסק, עיר, כתובת, טלפון, כתובת מייל, מיקוד, נייד ומספר חשבון בחשבשבת. הטלפון והנייד נשמרים בכרטיס; אם הם זהים, המספר נשמר פעם אחת. מספר חשבון בחשבשבת נשמר בהערות תחת כותרת מפורשת. גם עמודות נוספות שאינן שדות כרטיס נשמרות בהערות. יש להעלות גיליון נתונים אחד, עם ערכים בלבד וללא נוסחאות, בגודל של עד 10 מגה־בייט.

ייבוא חוזר וכפילויות#

ב־ypay התאמה לרשומה קיימת מתבצעת לפי מספר עוסק, או לפי שם בהיעדר מספר עוסק וכשיש התאמה יחידה. אימייל משותף אינו מאחד לקוחות שונים. בייבוא רגיל מתעדכנים הפרטים מהקובץ; ייבוא ללא כפילויות מדלג על רשומות קיימות. אם נמצאו כמה כרטיסים עם אותו מזהה, יש להסדיר את הכפילות לפני הייבוא. בייבוא לקוחות ממורנינג או ממקור ללא, לקוחות קיימים מדולגים והפרטים והיתרות שלהם נשמרים ללא שינוי. יתרת פתיחה מהקובץ נקלטת רק ללקוח חדש. בדקו את זיהוי הכפילויות לפני האישור; אין לשנות יתרה קיימת באמצעות ייבוא חוזר.

אזהרה לעומת שגיאה#

שגיאה כמו שם חסר יכולה למנוע ייבוא שורה. אזהרה יכולה לציין ערך שיוחלף או לא ייובא, למשל מדינה או תנאי תשלום לא תקינים. תצוגה מקדימה היא המקום לבדוק זאת. ייבוא קובץ רשומות אינו מייבא בהכרח מסמכים היסטוריים וקובצי PDF; לכך קיימים תהליכי מעבר ייעודיים.

שדות בקובץ לקוחות כללי#

בהסבר הפורמט אפשר להוריד תבנית Excel או CSV מלאה בדוגמאות ולפתוח הסבר לכל שדה בקובץ. רק שם הלקוח נדרש. אימיילים ותגיות מפרידים בנקודה ופסיק (;), וטלפונים ומספרי זיהוי שומרים כטקסט. בתנאי תשלום 30 מציין שוטף + 30 ו־‎-1 מציין מזומן; שדה ריק משתמש בברירת המחדל של העסק. יתרת פתיחה מיועדת ללקוח חדש בלבד: זכות כמספר חיובי וחוב כשלילי. מחלקה ומספר בהנהלת חשבונות נשמרים בהערות. אנשי קשר נוספים ומחירים מיוחדים אינם נתמכים בקובץ זה. העלאת קובץ אינה אישור שהייבוא בוצע; לאחר התצוגה המקדימה מאשרים ייבוא לקוחות ובודקים את הסיכום והכרטיסים.

התאמה לא ברורה לאיש קשר#

כאשר הייבוא מציג זהות מקור לא תואמת, כמה כרטיסים מתאימים או מספר עוסק עם מדינה שונה או חסרה, בודקים את רשומת המקור ואת הכרטיס בעסק לפני המשך. אין לשנות שיוך של מסמך קיים או ליצור לקוח כפול כדי לעקוף חסימה. ייבוא חוזר אינו אישור לשנות יתרה קיימת.