מעבר מ־Invoice Maven

מתכוננים למעבר ומחברים את העסק הנכון#

לפני המעבר שמרו גישה למערכת המקור ולמסמכים שלה. בדקו איזה עסק פעיל ב־Daily ואיזה חשבון Maven אתם מחברים; שני לקוחות עם אותו אימייל או טלפון אינם בהכרח אותו לקוח.

1. פתחו אינטגרציות → Invoice Maven ובחרו התחבר, או ניהול חיבור בחיבור קיים.
2. פתחו את עמוד מפתחות ה־API של Maven מהקישור בחלון.
3. העתיקו מפתח פעיל של העסק לשדה מזהה מפתח (API Key) ובחרו בדיקת חיבור.
4. קראו את הודעת התוצאה: בחיבור ראשון הייבוא עשוי להתחיל אוטומטית ברקע. בחיבור שחודש בדקו אם מוצעת בחירת טווח לפני התחלה.

נותנים לייבוא להסתיים ובודקים את התוצאה#

1. בחיבור קיים בחרו את הטווח המוצע: ייבוא מלא או מהתאריך האחרון, ולחצו על פעולת הייבוא. אפשר לסגור את החלון ולחזור; התהליך ממשיך ברקע.
2. עקבו אחר מסמכים שנמצאו, מסמכים שכבר היו ב־Daily, לקוחות, קובצי PDF ואזהרות. מספר עמודי מידע שנסרקו אינו מספר המסמכים שיובאו.
3. פתחו כמה לקוחות ומסמכים מתקופות שונות, ובדקו מספר מקור, תאריך, מטבע, סכום והורדת המקור או ההעתק, אם קיימים במקור.
4. בדקו גם לקוחות שמסומנים לבדיקה, מסמכים שדולגו ואזהרות על ספירות. ״הייבוא הסתיים״ אינו אומר שכל פריט מהמקור נמצא ללא חריגה.
5. לפני הפקת המסמך הראשון ב־Daily בדקו את המספר הבא לכל סוג מסמך. אל תסגרו חשבון מקור לפני בדיקת ההיסטוריה הדרושה לכם.

ייבוא ממתין, נעצר או חסרים מסמכים#

במצב המתנה עם זמן לחידוש, התהליך אמור להמשיך אוטומטית. אין להתחיל ייבוא נוסף בזמן שריצה פעילה. בכשל בדקו את החיבור והאזהרות; לאחר מכן השתמשו בייבוא החוזר המוצע. מסמכים שכבר זוהו אמורים להישמר בלי יצירת כפילות. אם חסר מסמך, בדקו תקופה, סוג מסמך, לקוח ומספר במקור. PDF חסר או אזהרת כמות דורשים בדיקה נפרדת. ניתוק אינו מוחק מידע שכבר נקלט. ייבוא היסטורי אינו תשלום חדש. אל תשנו יתרות או תפיקו קבלה חדשה רק כדי להשוות מספרים לפני בירור. לתמיכה מסרו את העסק, תקופת הייבוא ומספרי המקור החסרים; אין לשלוח מפתח API.

בודקים יתרות, טיוטות וקטלוג בנפרד#

בכרטיס הלקוח בדקו יתרה וכרטסת מול Maven, באותו מטבע ובאותו טווח. ייבוא מסמכים וטעינת יתרת לקוח אינם אותה בדיקה; אם יש פער, בררו אם נשמרה יתרת מקור או שנדרש בירור לפני שינוי ידני. טיוטה במקור אינה מסמך שהופק. אם יובאה טיוטה בדקו אותה באזור הטיוטות לפני הפקה ב־Daily, כולל תאריך, מטבע ומע״מ היסטורי. הופעת שורת פריט במסמך מיובא אינה מבטיחה שהקטלוג כולו יובא. בדקו את רשימת הפריטים בנפרד, וייבאו קובץ נתמך או פנו לתמיכה אם נדרש מעבר נוסף.

ספריית לקוחות וספקים והמספר הבא#

החיבור יכול לקלוט גם את ספריית הלקוחות והספקים שהמקור מאפשר לקרוא, מעבר ללקוחות שנמצאו במסמכים. בסיום בדקו מדגם ברשימות המתאימות ואת הזהות והשיוך לעסק. פרטי קשר משותפים אינם הוכחה שמדובר באותה רשומה. מספרי מקור מספריים מזוהים יכולים לקדם אוטומטית את המספר הבא לפי סוג המסמך, בלי להקטין סדרה שכבר התקדמה. בדקו כל סדרה לפני הפקה חדשה. למשל, אחרי חשבונית מס מספר 5721 בודקים שהסדרה ממשיכה מ־5722 או ממספר גבוה יותר שכבר נקבע. טיוטה אינה מסמך שהופק ואינה סיבה להניח שכל ההיסטוריה הסופית הושלמה.

יתרה מאומתת וקטלוג בליווי התמיכה#

יתרת לקוח מועברת רק כאשר אפשר לאמת את נתוני המקור, המטבע וההתאמה, בלי להחיל אותה פעמיים. אם היתרה חסרה או שונה, משווים למקור ומבררים עם התמיכה לפני תיקון ידני. העברת קטלוג פריטים היא מסלול נפרד בליווי התמיכה, על בסיס קובץ מקור מלא שנבדק. היא אינה מופעלת אוטומטית עם חיבור ההיסטוריה ואינה כוללת כמויות או תנועות מלאי. מסמך עם שורות פריטים אינו הוכחה שהקטלוג הועבר. סנכרון נוסף מופעל במפורש מתוך החיבור; הייבוא הראשון אינו הבטחה לסנכרון שוטף אוטומטי.